Έκθεση προόδου: δείγμα και οδηγίες βήμα προς βήμα για την προετοιμασία. Πώς να συντάξετε την ετήσια έκθεση μιας εταιρείας Πού να ξεκινήσετε μια ετήσια έκθεση
Η εργασιακή διαδικασία συνίσταται στον καθορισμό καθηκόντων από τον διευθυντή και στην εφαρμογή τους από τον υπάλληλο της εταιρείας. Από καιρό σε καιρό, κάθε εργαζόμενος γράφει μια αναφορά για την εργασία που έχει γίνει. Η συχνότητα εξαρτάται από τους εσωτερικούς κανόνες της επιχείρησης, καθώς και από τη μορφή. Μην υποτιμάτε τη σημασία αυτού του εγγράφου για τη διαχείριση.
Σε αυτό το άρθρο θα εξετάσουμε πώς να προετοιμάσουμε σωστά μια έκθεση για την εργασία που έγινε, ένα δείγμα συμπλήρωσης του εγγράφου και μερικές συμβουλές για τη σύνταξή του.
Γιατί πρέπει να είστε σε θέση να αναφέρετε σωστά την εργασία σας
Η διαδικασία εργασίας μπορεί να αναπαρασταθεί ως ένας πολύπλοκος μηχανισμός στον οποίο κάθε εργαζόμενος της εταιρείας είναι ένα εργαλείο. Σε αυτό το παράδειγμα, ο επικεφαλής του οργανισμού ενεργεί ως μηχανικός που είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι όλοι οι μηχανισμοί λειτουργούν ομαλά και όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
Στην πραγματική ζωή, είναι αρκετά δύσκολο για τα αφεντικά να αξιολογήσουν πόσο καλά κάνουν οι εργαζόμενοι τη δουλειά τους αν δεν βλέπουν τα αποτελέσματα της δουλειάς τους. Ως εκ τούτου, σε όλες σχεδόν τις επιχειρήσεις, η διοίκηση υποχρεώνει κάθε εργαζόμενο να συντάσσει τακτικά έκθεση για την εργασία που έχει γίνει. Συχνά αυτό το έγγραφο δημιουργείται σε διαστήματα 1 εβδομάδας. Με αυτόν τον τρόπο, η διοίκηση μπορεί να δει τι έκαναν οι εργαζόμενοι, καθώς και πόσο χρήσιμοι ήταν για την επιχείρηση.
Λάθος παράδειγμα
Το έγγραφο συντάσσεται σε ελεύθερη μορφή. Ίσως αυτός είναι ο λόγος που υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός αναφορών που δεν λένε τίποτα στη διοίκηση ή τους κάνουν να πιστεύουν ότι ο εργαζόμενος δεν ανταπεξέρχεται στις λειτουργίες που του έχουν ανατεθεί. Ταυτόχρονα, ένας συγκεκριμένος υπάλληλος μπορεί να είναι πραγματικά σκληρά εργαζόμενος και να ξεπεράσει το σχέδιό του. Ο ένοχος είναι μια εσφαλμένα συνταχθείσα αναφορά για το έργο που έγινε. Ένα δείγμα τέτοιου εγγράφου δίνεται παρακάτω. 
Είδος εγγράφου: έκθεση για τις εργασίες που έγιναν για την περίοδο από 15/02/16 έως 19/02/16.
Έγιναν τα εξής:
- χρονομετρήθηκαν οι ώρες εργασίας του εργαστηρίου παραγωγής·
- τα αποτελέσματα του χρονισμού εγγράφηκαν στο πρόγραμμα εργασίας·
- έχουν υπολογιστεί νέα πρότυπα χρόνου.
- ανταποκρίθηκε σε αιτήματα επιθεωρήσεων ασφάλειας εργασίας, καθώς και αρκετών πελατών·
- συμμετείχε σε συνέδριο για τη βελτίωση της αποδοτικότητας της εργασίας στην επιχείρηση.
Ημερομηνία σύνταξης: 19/02/16
Υπογραφή: Petrov Yu. R.”
Εάν ένας υπάλληλος συντάξει έκθεση για την εργασία που έχει γίνει με αυτόν τον τρόπο, τότε η διοίκηση θα θεωρήσει ότι δεν είναι αρκετά απασχολημένος.
Ποια είναι τα λάθη;
Το παραπάνω παράδειγμα δείχνει ξεκάθαρα τυπικά σφάλματα κατά τη σύνταξη εγγράφων αυτού του είδους.
Τα κυριότερα είναι:
Οι παραπάνω απαιτήσεις πρέπει να χρησιμοποιούνται τόσο κατά την προετοιμασία εβδομαδιαίων εντύπων όσο και κατά τη δημιουργία αναφοράς για την εργασία που έγινε για το έτος.
Κατάλληλη επιλογή
Είναι πιθανό να μην μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά υψηλής ποιότητας την πρώτη φορά. Για να σας διευκολύνουμε να το κάνετε αυτό, δίνουμε ένα παράδειγμα για το πώς ήταν απαραίτητο να γράψετε μια αναφορά στον διευθυντή σχετικά με την εργασία που έγινε, όπως αναφέρεται στο πρώτο παράδειγμα:
«Προς: Επικεφαλής του τμήματος σχεδιασμού Ivanov P.M.
Από: 1ης κατηγορίας οικονομολόγος του τμήματος σχεδιασμού Yu. R. Petrov.
Έκθεση αποτελεσμάτων εργασίας για (15/02/16-02/19/16)
Για την εβδομάδα αναφοράς, μου ανατέθηκαν οι ακόλουθες εργασίες:
Ολοκληρώθηκαν όλες οι εργασίες που ανατέθηκαν και συγκεκριμένα:
- Πραγματοποιήθηκαν 5 δοκιμές χρονισμού και συντάχθηκαν ο ίδιος αριθμός νέων προτύπων για τις εργασίες του εργαστηρίου παραγωγής.
- έλαβε μέρος στο συνέδριο, επισυνάπτεται υπόμνημα με προτάσεις.
Πραγματοποιήθηκαν επίσης εργασίες με εισερχόμενα έγγραφα, και συγκεκριμένα:
- Συγκεντρώθηκαν 2 απαντήσεις σε αιτήματα IOT.
- Απαντήσεις σε γράμματα του γρ. Yuryeva A. A., Zhakova S. I., Mileeva K. B.
Προγραμματίζεται ένα επαγγελματικό ταξίδι για την περίοδο από 22/02/16 έως 26/02/16 για έλεγχο των εργασιών της δομικής μονάδας του υποκαταστήματος Pechersk.
Ημερομηνία σύνταξης: 19/02/16
Υπογραφή: Petrov Yu.R.”
Συμφωνήστε ότι αυτή η έκδοση της αναφοράς διαβάζεται καλύτερα και η διοίκηση μπορεί να δει πόσο καλά εργάζεται ένας από τους υπαλλήλους.
Πώς να γράφετε αναφορές για μεγαλύτερες περιόδους;
Φυσικά, δεν είναι δύσκολο να γράψεις όμορφα σε χαρτί μια περίοδο μιας εβδομάδας. Είναι πιο δύσκολο να ετοιμάσετε μια έκθεση για το έργο που έγινε για έξι μήνες ή και ένα χρόνο. Ωστόσο, αυτό είναι πιο εύκολο να γίνει από ό, τι μπορεί να φαίνεται με την πρώτη ματιά. Για παράδειγμα, εάν έχετε εβδομαδιαίες αναφορές για την απαιτούμενη περίοδο, μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε με ασφάλεια.
Μέγιστος όγκος - 1 φύλλο μορφής Α4
Παράλληλα, αξίζει να προσπαθήσουμε να μεγεθύνουμε κάπως τις πληροφορίες ώστε το αποτέλεσμα να χωράει σε 1-2 σελίδες. Σε περίπτωση που ο οργανισμός δεν πραγματοποιεί εβδομαδιαία αποτελέσματα, αλλά πρέπει να δημιουργήσετε μια αναφορά για τη δουλειά που έγινε για το έτος, μην πανικοβληθείτε και γίνετε υστερικοί. 
Όλες οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες γύρω σας: κοιτάξτε το ιστορικό των μηνυμάτων στα αρχεία καταγραφής εγγράφων ή στο email, ανοίξτε το φάκελο με τις αναφορές σας, μελετήστε τα ταξιδιωτικά φύλλα. Όλα αυτά θα σας βοηθήσουν να θυμηθείτε τα κατορθώματα που καταφέρατε κατά τη διάρκεια της εργάσιμης χρονιάς.
Ας το συνοψίσουμε
Παραπάνω δώσαμε μερικά παραδείγματα για το πώς να γράψετε μια αναφορά προόδου. Το κυριότερο είναι να περιγράψουμε τις πράξεις που εκτελούνται, υποδεικνύοντας ποσοτικά χαρακτηριστικά (τόσες φορές ή τόσα και τόσα κομμάτια κ.λπ.). Με αυτόν τον τρόπο, θα ενημερώσετε τη διοίκηση πόση ακριβώς δουλειά έχετε ολοκληρώσει.
Δεν πρέπει να ξεχάσουμε να αναφέρουμε στην αρχή της αναφοράς μια λίστα με συγκεκριμένες εργασίες που σας δόθηκε να ολοκληρώσετε. Σημαντικό κομμάτι είναι η ολοκλήρωση της έκθεσης. Φροντίστε να σημειώσετε τι θέλετε να εφαρμόσετε στη δουλειά στο εγγύς μέλλον. Αυτό θα δείξει ότι βλέπετε ευρύτερα από τον τομέα των άμεσων αρμοδιοτήτων και των λειτουργιών σας που πρέπει να εκτελούνται σύμφωνα με την περιγραφή της θέσης εργασίας. 
Μπορείτε επίσης να εξετάσετε το παραπάνω παράδειγμα.
Για να διευκολύνετε την προετοιμασία τέτοιων αναφορών, μπορείτε να σημειώσετε την εργασία που γίνεται καθημερινά σε ένα σημειωματάριο ή ηλεκτρονικό έγγραφο. Θα ξοδεύετε μόνο 3-5 λεπτά την ημέρα σε αυτό το μικρό πράγμα. Δεν είναι τόσο πολύ. Ωστόσο, χάρη σε τέτοια αρχεία, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια αναφορά για τη δουλειά σας για οποιαδήποτε περίοδο στο μέλλον.
Μια αναφορά για την εργασία που έχει γίνει θα επιτρέψει στον διευθυντή να αξιολογήσει την ποιότητα και την ταχύτητα της εργασίας του γραμματέα. Το άρθρο περιέχει δείγματα αναφορών για την εργασία που έγινε. Χρησιμοποιήστε τις οδηγίες βήμα προς βήμα για να συνθέσετε σωστά την αναφορά σας.
Κατεβάστε ένα χρήσιμο δείγμα
Γιατί χρειάζεστε μια αναφορά προόδου;
Ο διευθυντής θέτει ένα έργο, ο εργαζόμενος το ολοκληρώνει - αυτή είναι η ουσία της διαδικασίας εργασίας. Το γεγονός ότι η εργασία ολοκληρώθηκε καταγράφεται με τη μορφή αναφοράς για την εργασία που έγινε. Κάθε υπάλληλος συντάσσει περιοδικά ένα τέτοιο έγγραφο. Η συχνότητα των αναφορών και η μορφή τους εξαρτώνται από τους εσωτερικούς κανόνες της εταιρείας.
Ποιος χρειάζεται μια έκθεση προόδου και γιατί; Ο ηγέτης τον χρειάζεται. Αυτό το έγγραφο σάς επιτρέπει να αξιολογήσετε πόσο καλά και πόσο γρήγορα ένας υπάλληλος ολοκληρώνει μια εργασία. Τα έγγραφα αναφοράς όλων των εργαζομένων παρέχουν την ευκαιρία να δημιουργηθεί μια συνολική εικόνα της δουλειάς της εταιρείας και να διευκολύνεται ο τακτικός και στρατηγικός σχεδιασμός.
Την αναφορά χρειάζεται και ο ίδιος ο εργαζόμενος. Πρώτον, ένα καλογραμμένο τελικό έγγραφο βοηθά στην ευνοϊκή παρουσίαση των αποτελεσμάτων της εργασίας σας στη διοίκηση. Δεύτερον, η έκθεση είναι ένα χρήσιμο εργαλείο αυτοελέγχου. Στο τέλος της περιόδου αναφοράς, βλέπετε τις επιτυχίες και τις αποτυχίες σας. Αυτό θα σας δείξει τις κατευθύνσεις προς τις οποίες πρέπει να αναπτυχθείτε.
Έκθεση σχετικά με την εργασία που εκτελείται από έναν εργαζόμενο με ταξιδιωτικό χαρακτήρα εργασίας: δείγμα
Κατεβάστε το πλήρες δείγμα
Τι να γράψετε σε μια αναφορά προόδου
Δεν υπάρχει ενιαία τυποποιημένη δειγματοληπτική αναφορά για την εργασία που έχει γίνει. Το έγγραφο συντάσσεται σε ελεύθερη μορφή. Εξαρτάται από τη φύση των εργασιών που εκτελούνται. Το μειονέκτημα της ελεύθερης μορφής είναι ότι πολλοί εργαζόμενοι δεν ξέρουν πώς να συντάξουν μια αναφορά προόδου. Αυτό δεν διδάσκεται στο σχολείο και σπάνια διδάσκεται στο πανεπιστήμιο. Ένας υπάλληλος δεν θα λάβει επαρκή αξιολόγηση της εργασίας του εάν δεν έχει τις δεξιότητες να συντάξει με ικανό τρόπο μια έκθεση.
Δεν μπορείτε να αναγκάσετε τους υπαλλήλους να γράφουν αληθινές αναφορές, αλλά μπορείτε να τους διδάξετε να παρουσιάζουν σωστά τις επιτυχίες και τα επιτεύγματά τους. Δεν υπάρχουν δυσκολίες στη σύνταξη ενός εγγράφου αναφοράς. Πρέπει να αποφύγετε τα λάθη που κάνουν πολλοί άνθρωποι.
Ας δούμε ένα δείγμα μιας εσφαλμένα συντεταγμένης αναφοράς για τη δουλειά που έγινε για την εβδομάδα και ας δούμε τυπικά λάθη.
Κακή επιλογή
|
Σε ποιον: Έγιναν τα εξής:
ημερομηνία: 27.04.2018. |
Γιατί είναι κακή αυτή η αναφορά;Αφού διαβάσει ένα τέτοιο έγγραφο, ο διευθυντής θα έχει την εντύπωση ότι ο γραμματέας δεν είναι υπερφορτωμένος με δουλειά. Επιπλέον, το κείμενο είναι δύσκολο να διαβαστεί - η δομή της έκθεσης αφήνει πολλά να είναι επιθυμητά.
Δομή αναφοράς
Από το παραπάνω δείγμα λείπουν τα βασικά στοιχεία μιας καλής αναφοράς. Θα πρέπει να περιέχει:
- μια λίστα εργασιών που πρέπει να εκτελέσει ο εργαζόμενος·
- προδιαγραφή αυτών των οδηγιών·
- ανάλυση της εργασίας που έγινε·
- σχέδια για την επόμενη περίοδο αναφοράς·
- προτάσεις για το τι να αλλάξετε, να βελτιώσετε, να βελτιστοποιήσετε.
Το σύνολο των στοιχείων δομής εξαρτάται από τη διάρκεια της περιόδου αναφοράς. Μια ημερήσια ή εβδομαδιαία αναφορά προόδου δεν χρειάζεται να περιέχει αναλύσεις και προτάσεις, αλλά μια μηνιαία αναφορά προόδου ή ένα έγγραφο ετήσιας έκθεσης θα πρέπει να περιέχει αυτά τα στοιχεία.
|
Μια καλή αναφορά για τη δουλειά που έγινε Σε ποιον:στον επικεφαλής της LLC "Communicative Technologies" Smirnov Yu.P. Για την εβδομάδα αναφοράς, είχα τις ακόλουθες εργασίες:
Ολοκληρώθηκαν όλες οι εργασίες που ανατέθηκαν και συγκεκριμένα:
|
Κατεβάστε το πλήρες δείγμα αναφοράς
Πώς να υποβάλετε μια αναφορά
Εάν δεν υπάρχουν άλλες απαιτήσεις, συντάσσεται έκθεση για την εργασία που έχει γίνει σύμφωνα με το GOST 7.32-2001. Η GOST ρυθμίζει τις βασικές απαιτήσεις για την προετοιμασία ενός εγγράφου αναφοράς. Περιέχει πρότυπα που καθορίζουν τη μέθοδο μορφοποίησης, τον τύπο και το μέγεθος γραμματοσειράς, το διάστημα και το μέγεθος του περιθωρίου.
Ποιες μπορεί να είναι οι απαιτήσεις για μια αναφορά προόδου;
Δεδομένου ότι δεν υπάρχουν τυποποιημένες απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων, το κύριο καθήκον του υπαλλήλου είναι να βελτιώσει την αντίληψη του κειμένου και να αυξήσει την αναγνωσιμότητά του. Για αυτό:
- χρησιμοποιήστε όχι περισσότερες από 5 προτάσεις σε μία παράγραφο.
- εναλλάσσονται μεγάλες και σύντομες προτάσεις.
- διασπάστε το κείμενο έτσι ώστε ο πίνακας ή το γράφημα να μην καταλαμβάνει ολόκληρη τη σελίδα.
- Αφήστε χώρο για σχόλια σε πίνακες και γραφήματα.
- Εάν η έκθεση είναι μακροσκελής, τότε κάντε ένα συμπέρασμα στο τέλος.
Σημείωση!Για να συντάξετε μια έκθεση σχετικά με την εργασία που έγινε σε ένα επαγγελματικό ταξίδι, χρησιμοποιήστε ένα ειδικό δείγμα. Αυτό είναι ένα ενιαίο έντυπο Νο Τ-10α. Κατεβάστε την ολοκληρωμένη φόρμα
Πώς να γράψετε μια αναφορά: οδηγίες βήμα προς βήμα
Βήμα 1. Κάντε ένα πρόχειρο περίγραμμα του εγγράφου. Μια αναφορά για σύντομο χρονικό διάστημα δεν πρέπει να διαρκεί περισσότερες από 1-2 σελίδες. Εάν αναφέρεστε τακτικά, ετοιμάστε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού εγγράφου για κάθε περίπτωση:
- δείγμα ημερήσιας αναφοράς προόδου.
- δείγμα εβδομαδιαίας αναφοράς προόδου.
- δείγμα αναφοράς για το έργο που έγινε για το μήνα.
Βήμα 2.Κάντε μια λίστα με τις εργασίες σας. Εάν υπάρχουν πολλές εργασίες, ομαδοποιήστε τις σε σημασιολογικά μπλοκ.
Βήμα 3.Καταγράψτε τα εργαλεία και τους πόρους που χρησιμοποιήθηκαν κατά την ολοκλήρωση των εργασιών (πρόσθετο ανθρώπινο δυναμικό, οικονομικό κόστος, ταξίδια, υλικά)
Βήμα 4.Παρουσιάστε τα αποτελέσματα της δουλειάς σας. Περιγράψτε πώς επιτυγχάνουν τους στόχους. Εάν η εργασία δεν έχει ολοκληρωθεί, εξηγήστε τον λόγο. Δώστε την εκτίμησή σας για την κατάσταση. Βγαζω συμπερασματα.
Βήμα 5.Διατυπώστε στόχους και στόχους για την επόμενη περίοδο αναφοράς.
Βήμα 6.Εισαγάγετε πίνακες, γραφήματα και διαγράμματα στο κείμενο. Συχνά, ο διαχειριστής προχωρά στο έγγραφο αναφοράς. Προσπαθήστε να κάνετε τον πίνακα ή το γράφημα να παρέχει την ευκαιρία να αξιολογήσετε την εργασία σας.
Βήμα 7Ξαναδιαβάστε προσεκτικά το κείμενο, δώστε προσοχή στη γραμματική και το ύφος. Επισημάνετε βασικά γεγονότα με έντονους ή πλάγιους χαρακτήρες. Προετοιμάστε μια ηλεκτρονική έκδοση του εγγράφου και μια έντυπη έκδοση. Εάν χρειάζεται να αναφέρετε προφορικά ή σε μια παρουσίαση, προετοιμάστε μια σύντομη έκδοση του κειμένου εκ των προτέρων, συμπεριλαμβανομένων των πιο σημαντικών σημείων.
Δεν υπάρχει αρχηγός που να μην απαιτεί από τους υφισταμένους του τουλάχιστον μια φορά το χρόνο αναφορά για όσα έχουν γίνει. Και το πρόβλημα είναι ότι με τη συνήθη εργασία, η ανάπτυξη ενός τέτοιου εγγράφου φαίνεται να είναι αρκετά δύσκολη υπόθεση. Και για κάποιο λόγο ντρεπόμαστε να ζητήσουμε από τους ανωτέρους μας παραδείγματα εκθέσεων σχετικά με τη δουλειά που έγινε. Κι αν αποφασίσει ότι δεν είμαστε κατάλληλοι για τη θέση που καταλαμβάνουμε;
Ποιος το χρειάζεται
Αυτή η ερώτηση τίθεται από τον ερμηνευτή που έχει αναλάβει το καθήκον της αναφοράς. Τις περισσότερες φορές, οι υπάλληλοι της εταιρείας αισθάνονται σχεδόν προσβεβλημένοι από τέτοιες απαιτήσεις. Όλα όμως έχουν ένα νόημα.
Πρώτον, ο ίδιος ο ανάδοχος χρειάζεται μια έκθεση για το έργο που έχει γίνει. Όχι μια τυπική, αλλά μια ενδιαφέρουσα στάση σε αυτή τη διαδικασία θα σας επιτρέψει να βρείτε σημεία συμφόρησης και αδυναμίες στα προσόντα σας. Αυτό σημαίνει ότι έχουν εντοπιστεί οι κατευθύνσεις προς τις οποίες είναι δυνατό (και απαραίτητο) να αναπτυχθεί. Άλλωστε όλοι μαθαίνουμε από τα λάθη μας.
Δεύτερον, ο ηγέτης το χρειάζεται. Μια αναφορά προόδου σάς επιτρέπει να αξιολογήσετε αντικειμενικά την ποιότητα και την ταχύτητα επίλυσης των ανατεθέντων εργασιών. Χάρη σε αυτό το έγγραφο, πολλές ερωτήσεις θα εξαφανιστούν - από το πιο πρωτόγονο "τι κάνεις όλη την ώρα" μέχρι το περίπλοκο "γιατί να αλλάξω τον υπολογιστή σου σε πιο σύγχρονο;" Επειδή η αναφορά θα υποδείξει ότι χρειάζεται πολύς χρόνος για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στο έγγραφο. Και αυτό δεν εξαρτάται από τον ανάδοχο - ο ξεπερασμένος εξοπλισμός γραφείου δεν μπορεί να λειτουργήσει πιο γρήγορα. Στην πραγματικότητα, αυτός είναι ο λόγος που φαίνεται ότι ο υπάλληλος πίνει τσάι όλη την ώρα - απλώς περιμένει να ολοκληρωθεί η επέμβαση.
Και η ερώτηση: "Γιατί χρειάζεται να γράψετε μια αναφορά για τη δουλειά που έγινε για τον μήνα;" η ίδια είναι λανθασμένη. Επειδή η συσσώρευση και η συμπλήρωση βάσεων δεδομένων έχει νόημα για τους στρατηγούς, και όχι για αυτούς.Είναι απλά πιο εύκολο να λύσουμε ένα πρόβλημα παρά να μιλήσουμε για μεθόδους επίλυσής του.
Τι να γράψω
Παραδείγματα αναφορών προόδου δείχνουν ότι πρέπει να γράψετε με μεγάλη λεπτομέρεια. Οτιδήποτε φαίνεται σαν μικρό πράγμα ή ασήμαντη κίνηση του σώματος μπορεί να αποδειχθεί βασικό στοιχείο στην εκτέλεση συγκεκριμένων λειτουργιών. Αλλά η κατανόηση αυτού θα έρθει μόνο μετά τη μελέτη πολλών γραπτών εκθέσεων.
Εάν η εργασία είναι ρουτίνας στη φύση, για παράδειγμα, η συμφωνία εγγράφων και ο εντοπισμός ασυνεπειών, τότε είναι λογικό να αναπτυχθεί μια μορφή πίνακα. Σε αυτήν την περίπτωση, πάλι, αρχικά ο πίνακας πρέπει να είναι πολύ λεπτομερής και να περιέχει πολλές στήλες. Με την πάροδο του χρόνου, η ανάγκη για ορισμένες στήλες δεν θα είναι πλέον απαραίτητη και η φόρμα αναφοράς θα πάρει μια κανονική (διαβάστε: λογική) μορφή.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, κατά τη σύνταξη μιας έκθεσης για την εργασία που έγινε (για παράδειγμα, οι δάσκαλοι), είναι αδύνατο να προσεγγίσουμε επίσημα το θέμα της αυτοανάλυσης. Πράγματι, εκτός από τον προγραμματισμένο εκπαιδευτικό και μεθοδολογικό φόρτο και τη μελέτη του απαραίτητου υλικού, το σχολείο ασχολείται και με εκπαιδευτικές δραστηριότητες. Αυτό απαιτεί μια ειδική προσέγγιση για τη σύνταξη του εγγράφου: είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε τους λόγους για την υστέρηση ορισμένων μαθητών, να βρούμε τρόπους να ενδιαφέρουμε τα παιδιά στο θέμα τους. Και ταυτόχρονα, δεν πρέπει να ξεχνάμε τους μαθητές με υψηλές επιδόσεις (ή και προικισμένους).
Σκοποί εκθέσεων
Για σωστή προετοιμασία και ελάχιστη δαπάνη χρόνου, είναι απαραίτητο να αποφασίσουμε από την αρχή για ποιο σκοπό και γιατί συντάσσεται η έκθεση για το έργο που έγινε για το έτος. Ας αναφέρουμε τα πιο δημοφιλή:
αιτιολόγηση των πραγματικών οφελών μιας συγκεκριμένης θέσης στον οργανισμό.
Επιβεβαίωση των προσόντων ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου.
Επίδειξη αποτελεσματικής εργασίας στη διοίκηση.
Λήψη χρηματοδότησης για την επόμενη περίοδο αναφοράς.
Λήψη συγκατάθεσης για την ανάπτυξη μιας κατεύθυνσης (ιδέας).
Αιτιολόγηση για τη δαπάνη των διατεθέντων πόρων και οικονομικών κ.λπ.
Το γνωστό σκεύασμα -η σωστή διατύπωση του προβλήματος δίνει το 50% της λύσης- λειτουργεί και σε αυτή την περίπτωση. Όσο καλύτερα κατανοούμε γιατί χρειάζεται μια αναφορά, τόσο πιο εύκολο είναι για εμάς να τη γράψουμε. Σε σημείο που ένα έγγραφο «για επίδειξη» δεν απαιτεί καθόλου δημιουργική προσέγγιση από εμάς. Και χρονοβόρο.
Δομή εγγράφου
Εάν η εταιρεία δεν έχει αναπτυχθεί, τότε πρέπει να αναπτυχθεί ανεξάρτητα. Γνωρίζοντας τον σκοπό του εγγράφου, είναι απαραίτητο να σκεφτούμε τη δομή του. Παραδείγματα εκθέσεων προόδου υποδηλώνουν ότι απαιτείται ένα σαφές και απλό περίγραμμα.
Στην αρχή θα πρέπει να εξηγηθεί ο σκοπός και η λογική της παρουσίασης πληροφοριών. Εξηγήστε τη σειρά της παρουσίασης και δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων. Για τον πίνακα, είναι απαραίτητο να δοθεί μια σύντομη εξήγηση του γιατί επιλέχθηκε η συγκεκριμένη φόρμα.
Εντός των ενοτήτων και των υποενοτήτων, θα πρέπει επίσης να διατηρείται η ενότητα παρουσίασης. Αυτό θα κάνει το έγγραφο πιο κατανοητό και, ως αποτέλεσμα, πιο κατανοητό. Σε μια αναφορά για μεγάλο χρονικό διάστημα, οι εικόνες και τα γραφήματα είναι αρκετά κατάλληλα για να είναι πιο κατανοητό. Αλλά εδώ πρέπει να τηρείτε τον κανόνα του "χρυσού μέσου": το συμπαγές κείμενο, καθώς και αποκλειστικά οπτικά υλικά, βαριούνται πολύ γρήγορα.
Στυλιστική
Για έναν απλό υπάλληλο, ίσως το πιο δύσκολο πράγμα να γράψει είναι η ορολογία και η διατύπωση. Μια προσχηματική αναφορά θα φαίνεται αφύσικη και θα προκαλέσει αρνητική αντίδραση από τη διοίκηση. Οι υπερβολικά απλές διατυπώσεις (για παράδειγμα, 25 έγγραφα έχουν ξεροξαριστεί) θα ξενερώσουν επίσης τον αναγνώστη.
Αλλά θα πρέπει να αποφεύγετε τα πρότυπα. Η μόνη εξαίρεση είναι το έγγραφο που κανείς δεν θα διαβάσει ποτέ. Μερικές φορές αντιμετωπίζουμε τέτοια προβλήματα, αλλά σε αυτό το άρθρο μας ενδιαφέρουν πραγματικές (δεν δημιουργήθηκαν για pro forma) αναφορές.
Σε κάθε περίπτωση, δεν πρέπει να μιλάτε μόνο για επιτεύγματα. Για να τα αναδείξουμε, είναι απαραίτητο να μιλήσουμε για τις δυσκολίες που είχαμε να αντιμετωπίσουμε κατά τη διάρκεια της εργασίας. Μεταξύ άλλων, η ανάλυση πολυπλοκότητας αφορά τη βελτιστοποίηση της εργασίας για τους υπαλλήλους της διοίκησης. Παραδείγματα αναφορών σχετικά με την εργασία που έγινε υποδηλώνουν ότι δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε απλοποιημένες φράσεις όπως "μη ικανοποιητική κατάσταση", "δυσκολίες που αντιμετωπίστηκαν" κ.λπ. Διαδίκτυο», «έλλειψη ή μη έγκαιρη λήψη πληροφοριών από το σχετικό τμήμα». Όλα αυτά μας επιτρέπουν να αξιολογήσουμε επαρκώς και αντικειμενικά την τρέχουσα κατάσταση στην εταιρεία.
Αξιολόγηση αποτελεσμάτων
Κάθε αποτέλεσμα που προκύπτει πρέπει να υποστηρίζεται με αριθμούς. Αυτή η προδιαγραφή παρέχει μια κατανόηση της δυναμικής της ανάπτυξης.
Επιπλέον, είναι απαραίτητο να τεθούν κριτήρια για την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. Το αν είναι η προηγούμενη (αν πρόκειται για τριμηνιαία έκθεση, για παράδειγμα) ή, αντίστροφα, το ποσοστό εκπλήρωσης των τεθέντων στόχων, εξαρτάται από τον συντάκτη του εγγράφου.
Γενικά, οι έμμεσοι δείκτες μπορούν να πουν πολλά για τη διαδικασία επίλυσης των ανατεθέντων εργασιών. Υπάρχουν επίσης πολλές πληροφορίες εδώ για περαιτέρω ανάλυση. Από τον προσδιορισμό του κόστους εργασίας μέχρι την κατανόηση της ορθότητας του καθορισμού στόχων.
Από πρόβλημα σε λύση
Οι περισσότερες εκθέσεις συντάσσονται με βάση την αρχή της περιγραφής της προόδου των εργασιών. Ένα έγγραφο που δείχνει ξεκάθαρα τη σχέση προβλήματος-λύσης φαίνεται πιο πλεονεκτικό. Ο αναγνώστης καταλαβαίνει αμέσως ποιες μεθόδους και τεχνικές (εάν είναι απαραίτητο) χρησιμοποίησε ο εκτελεστής για να ολοκληρώσει την εργασία έγκαιρα και υψηλής ποιότητας.
Μια ακόμη πιο λεπτομερής αλυσίδα «ένα συγκεκριμένο πρόβλημα - οι λόγοι εμφάνισής του - καθορισμός εργασιών - λύση» υποδηλώνει αμέσως την ανάγκη παρουσίασης μιας ημερήσιας αναφοράς σε μορφή πίνακα. Επιπλέον, τα ονόματα των γραφημάτων είναι ήδη γνωστά. Οι πληροφορίες που παρουσιάζονται με αυτόν τον τρόπο είναι εύκολο να διαβαστούν και να αναλυθούν.
Παρουσίαση ποσοτικών δεικτών
Σε περιπτώσεις όπου η αναφορά αποτελείται κυρίως από ψηφιακά δεδομένα, η μορφή του πίνακα μπορεί να είναι πολύ δυσνόητη. Μια συνεχής ροή αριθμών κυριολεκτικά βαράει τον αναγνώστη μετά από λίγα μόλις λεπτά. Ένα άλλο πράγμα είναι πολύχρωμα γραφήματα και γραφήματα. Είναι ξεκάθαρα, κατανοητά και ευανάγνωστα.
Κάθε διάγραμμα πρέπει να σχολιάζεται. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να υποδειχθεί ο τρόπος διασύνδεσης των διαφόρων γραφημάτων. Η αποσαφήνιση των σχέσεων αιτίου-αποτελέσματος θα διευκολύνει περαιτέρω την ανάλυση της έκθεσης.
Εάν δαπανήθηκαν υλικοί πόροι κατά τη διάρκεια της εργασίας, δεν πρέπει απλώς να τους αναφέρετε όλους. Αντίθετα, θα πρέπει να αναφέρονται τα αγαθά που αποκτήθηκαν. Η ξερή φράση: "Αγοράστηκε εξοπλισμός γραφείου" θα ακούγεται εντελώς διαφορετική αν γράψετε: "Δημιουργήθηκαν 2 θέσεις εργασίας, οι οποίες κατέστησαν δυνατή την αύξηση της παραγωγής του τμήματος".
Πώς να συντάξετε ένα έγγραφο
Παρά το γεγονός ότι δεν υπάρχει ενιαία μορφή προετοιμασίας, μπορεί να εκπονηθεί έκθεση σχετικά με το έργο που έχει γίνει σύμφωνα με το GOST, το οποίο καθορίζει τα κύρια κριτήρια για την επιστημονική εργασία. Καθορίζει τις απαιτήσεις για μορφοποίηση, τύπο και μέγεθος γραμματοσειράς κ.λπ.
Όσον αφορά την αναγνωσιμότητα του εγγράφου, ακολουθούν ορισμένες συμβουλές:
Προσπαθήστε να κρατήσετε όχι περισσότερες από 5 προτάσεις σε μία παράγραφο.
Οι βασικοί δείκτες μπορούν να επισημανθούν με γραμματοσειρά ή χρώμα.
Διαχωρίστε το κείμενο έτσι ώστε ο πίνακας ή το γράφημα να μην καταλαμβάνει ολόκληρη τη σελίδα. φροντίστε να αφήσετε χώρο για σχόλια σχετικά με αυτά.
Γράψτε μια σαφή και συνοπτική περίληψη της αναφοράς.
Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να κάνετε την έκθεσή σας πιο αντιληπτή και, ως εκ τούτου, θα προετοιμάσουν αρχικά τον αναγνώστη για μια πιστή στάση απέναντι στον συγγραφέα του εγγράφου. Φανταστείτε ότι είστε το αφεντικό. Και κάντε την αναφορά κάτι που θα σας ήταν χρήσιμο και ενδιαφέρον να διαβάσετε.
Στην πρόσφατη λέσχη πολυμέσων ASI-Blagosphere, ειδικοί μοιράστηκαν τις εμπειρίες τους στον τομέα της προετοιμασίας ετήσιων εκθέσεων - πώς να μετατρέψετε τη διαδικασία σε μια εύκολη και ευχάριστη εμπειρία και σε ποια μορφή να παρουσιάσουν τις προσπάθειες και τα επιτεύγματά τους σε συνεργάτες και δωρητές.
Δύο πρόσφατα γεγονότα στον κόσμο των ΜΚΟ παρακινούν τους συμμετέχοντες να επανεξετάσουν την προσέγγισή τους στις ετήσιες εκθέσεις - να αντιμετωπίζουν την προετοιμασία τους πιο εποικοδομητικά και να τις χρησιμοποιούν πιο ενεργά ως εργαλείο επικοινωνίας.
Ο πρώτος είναι ο προεδρικός διαγωνισμός επιχορήγησης 2017 (αιτήσεις για την πρώτη ροή γίνονται δεκτές έως τις 31 Μαΐου). Η έκθεση που δημοσιεύτηκε στον ιστότοπο του NPO δείχνει το άνοιγμα του οργανισμού και ευαισθητοποιεί το κοινό, τους δωρητές και άλλους ενδιαφερόμενους φορείς για το έργο του. Αυτή είναι μια υποχρεωτική απαίτηση για όλους τους αιτούντες και τους αποδέκτες επιχορήγησης.
Ο δεύτερος είναι ο διαγωνισμός δημόσιας αναφοράς της ΜΚΟ «Starting Point» του Donors Forum, που ανανεώθηκε μετά από διάλειμμα τριών ετών. Η αναφορά θα βοηθήσει στην ανάπτυξη δεξιοτήτων για την προετοιμασία αναφορών πολλαπλών μορφών και θα αλλάξει τη στάση απέναντί τους από «απλώς μια αναφορά» σε εργαλείο επικοινωνίας για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης μεταξύ των στοχευόμενων κοινού.
Περισσότερη δυναμική σε αριθμούς, θήκες, εισαγωγικά
Η Ekaterina Pozhidaeva, εμπειρογνώμονας στην ελεγκτική και συμβουλευτική εταιρεία EY (πρώην Ernst & Young), συμβουλεύει την κλασική τεχνολογία προετοιμασίας εκθέσεων - όταν τα δεδομένα συλλέγονται συστηματικά, βασισμένα σε τυπικά στοιχεία της αναφοράς GRI - γενικά και εξειδικευμένα.
«Με τη συστηματική εργασία για τη συλλογή δεδομένων και τη διαθεσιμότητα στατιστικών, ο έλεγχος τους, η ανάλυση και η σύνταξη μιας αναφοράς απαιτεί πολύ λίγο χρόνο, περίπου 3 εβδομάδες», είπε η Ekaterina στο Mercy. «Εάν δεν πραγματοποιούνταν τακτικές εργασίες ρουτίνας για τη συλλογή πληροφοριών από τους υπαλλήλους, η σύνταξη μιας αναφοράς γίνεται σοβαρό πρόβλημα - η λύση της απαιτεί πολύ περισσότερο χρόνο και προσπάθεια και το αποτέλεσμα μειώνεται».
Ekaterina Pozhidaeva, εμπειρογνώμονας στην ελεγκτική και συμβουλευτική εταιρεία EY. Φωτογραφία από asi.org.ru
- Όσο πιο δυναμικά είναι τα στατιστικά στοιχεία της αναφοράς σας, τόσο πιο πειστικά είναι. Συλλέξτε ποσοτικούς δείκτες από έτος σε έτος - αυτό είναι συστηματική εργασία! Δώστε εντολή στους υπαλλήλους να εισάγουν δεδομένα σχετικά με αυτό (φωτογραφίες, αριθμούς) σε μια ειδική φόρμα μετά από κάθε εκδήλωση, προκειμένου να εξοικονομήσουν πόρους κατά την προετοιμασία και να αποφύγουν τις βιαστικές εργασίες αργότερα.
- Η έκταση μιας δημόσιας έκθεσης δεν είναι τόσο σημαντική όσο η ουσιαστικότητα των πληροφοριών σε αυτήν. Χωρίς αυτό, η έκθεση γίνεται άνευ νοήματος.
- Γράψτε με στυλ που είναι πιο κοντά στον αναγνώστη: επικεντρωθείτε στη γλώσσα του κοινού-στόχου.
- Να θυμάστε ότι η αποτελεσματικότητα μιας ετήσιας έκθεσης μετριέται από το αν είναι καλύτερη από την προηγούμενη.
- Σχεδιάστε τα στάδια της δραστηριότητας στην έκθεση, αναπτύξτε μια ιδέα και προκαταρκτικό περιεχόμενο. Εκτός από την ερμηνεία των δεδομένων, μην ξεχάσετε να τα επαληθεύσετε. Πραγματοποιήστε μια ανεξάρτητη ανασκόπηση των δεδομένων: οι περισσότεροι ποσοτικοί δείκτες μπορούν να διευκρινιστούν.
- Δείτε τις δραστηριότητες του οργανισμού σας μέσα από το πρίσμα των δημοσιεύσεων για τον εαυτό σας στα μέσα ενημέρωσης. Θα καταλάβετε ποιες δραστηριότητες τράβηξαν την προσοχή και τι αποτέλεσμα έφεραν.
- Αντί να κάνετε αναφορές χρησιμοποιώντας φόρμες, ακολουθώντας την πρακτική των επιτυχημένων δυτικών κεφαλαίων, γράψτε αναφορές με ιστορίες υψηλής ποιότητας, περιπτώσεις, εισαγωγικά, προσθέτοντας συγκεντρωμένους δείκτες.
Αφίσα, καρτ ποστάλ, βίντεο – η φόρμα αναφοράς μπορεί να είναι οποιαδήποτε
Σύμφωνα με την Elvira Aleinichenko, επικεφαλής του προγράμματος Starting Point στο Donors Forum, ο κύριος στόχος της έκθεσης είναι να καλέσει τον αναγνώστη σε δράση: γίνετε συνεργάτης, συνεργαστείτε μαζί μας pro bono, δωρίστε, εκτελέστε έργα μαζί μας, γίνετε εθελοντής μας . Ως εκ τούτου, είναι πολύ σημαντικό να γράψετε μια αναφορά έχοντας κατά νου τα βασικά κοινά, τον σκοπό της αναφοράς και με ποιους θέλετε να συνεργαστείτε.
«Η καλύτερη έκθεση δεν περιέχει απαραίτητα 100 σελίδες», τόνισε ο ειδικός. "Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια παρότρυνση για δράση με 6 σελίδες infographics."
Επεξεργάστηκε τις έντυπες και ηλεκτρονικές μορφές που μπορεί να λάβει η έκθεση και έδωσε παραδείγματα διαφορετικών μορφών. Σε έντυπη μορφή, η έκθεση μπορεί να γίνει ένα χοντρό βιβλίο, ένα γυαλιστερό περιοδικό με παραδοσιακές επικεφαλίδες, ένα φυλλάδιο, ένα φυλλάδιο, μια αφίσα ή μια καρτ ποστάλ. Σε ηλεκτρονική μορφή - ένα ηλεκτρονικό στατικό ή διαδραστικό αρχείο pdf, ένα φυλλάδιο βιβλίο, ένα microsite, ένα βίντεο.
Οι δημιουργικές επιλογές που υπάρχουν στον κόσμο περιλαμβάνουν την έκδοση μιας έκθεσης με τη μορφή πλαστικών σακουλών και με τη μορφή αφισών και άλλων επιλογών. "Όταν η αναφορά είναι έτοιμη και σκοπεύετε να την στείλετε, αποφασίστε τι θέλετε - να θυμηθείτε ή να απαντήσετε και πώς;" — συνόψισε τον επικεφαλής του έργου «Σημείο εκκίνησης».
Elvira Aleinichenko, επικεφαλής του προγράμματος "Αρχικού σημείου" του Φόρουμ Δωρητών. Φωτογραφία: facebook.com/elvira.aleinichenko
Έξι must have από την Elvira Aleinichenko
Η έκθεση πρέπει να περιλαμβάνει:
— ένα προσωπικό μήνυμα για τα κύρια γεγονότα του έτους αναφοράς από τον επικεφαλής του οργανισμού, μια διασημότητα που είναι μέλος του διοικητικού συμβουλίου του ταμείου. Δοκιμασμένο: λειτουργεί!
- Φωτογραφίες εργαζομένων και εθελοντών, φωτογραφίες δικαιούχων και δωρητών με αποσπάσματα. Και στις δύο περιπτώσεις, είναι ιδανικό να συμπεριλάβετε και τις προσωπικές τους ιστορίες, όπου λένε πώς η συμμετοχή στο έργο ενός ΜΚΟ ή οι δραστηριότητες ενός ΜΚΟ άλλαξαν τη ζωή τους, γιατί αποφάσισαν να υποστηρίξουν τον οργανισμό σας.
- Χρησιμοποιήστε τα κόμικς και τα infographics και σε φωτογραφικές λεζάντες μιλήστε για τις δραστηριότητες που απεικονίζουν
- Εξηγήστε εν συντομία και σαφώς τους οικονομικούς σας δείκτες
- Πείτε ευχαριστώ στους δωρητές - αυτό δίνει στους αναγνώστες την αίσθηση ότι ο οργανισμός δεν λειτουργεί σε κενό, ότι προσελκύει ανθρώπους
- Όταν λέτε πόσα χρήματα έχετε συγκεντρώσει, μην το παρακάνετε: μην εξαιρέσετε υπερβολικά την επιτυχία σας στη συγκέντρωση κεφαλαίων - αυτό δεν είναι ένα τέλος από μόνο του. Εστιάστε στο τι έχει αλλάξει για τους δικαιούχους, για τους υπαλλήλους του ταμείου, τι έχετε κάνει με αυτά τα κεφάλαια - δώστε αριθμούς, περιγράψτε τα επιτεύγματα και την αποδοτικότητα της εργασίας.
Αναφορά ως συμβάν
Daria Alekseeva, ιδρυτής του φιλανθρωπικού καταστήματος και επικεφαλής του δεύτερου θεμελιώδους ίδρυσης. Φωτογραφία από το charity-shop.ru
Η Ντάρια Αλεξέεβα, ιδρύτρια του Charity Shop και επικεφαλής του ιδρύματος Second Wind, εστίασε στο παράδειγμά της για την έκδοση ετήσιας έκθεσης με τη μορφή... παράστασης.
«Θέλαμε να δείξουμε την ετήσια έκθεση με τρόπο που θα θυμόμαστε και αποφασίσαμε να συνδυάσουμε μια εταιρική εκδήλωση με την ευκαιρία της δεύτερης επετείου του Charity Shop με την παρουσίαση της ετήσιας έκθεσης σε πελάτες, συνεργάτες και υπαλλήλους με τη μορφή μιας καθηλωτικής απόδοσης », είπε η Ντάρια. «Φυσικά, κάναμε επίσης μια αναφορά infographic 8 σελίδων (παρεμπιπτόντως, χωρίς τη βοήθεια πρακτορείων συμβούλων, μόνο για 15 χιλιάδες ρούβλια) και τη μεταφέραμε σε όλα τα δοχεία συλλογής ρούχων μας».
Η εκδήλωση είχε απίστευτη επιτυχία μεταξύ όλων των ομάδων-στόχων του NPO. Συμπέρασμα: στοχευμένες ιστορίες, όπως πάντα, κέρδισαν, οι εργαζόμενοι θα ακούσουν και είναι σημαντικό να τις δείξουμε.
Όσον αφορά τη συλλογή πληροφοριών για δημόσιες αναφορές, σύμφωνα με την Alekseeva, όλα τα στοιχεία υπολογίζονται στο Excel, αν και τα δεδομένα μπορεί να διαφέρουν πολύ από έτος σε έτος. Για παράδειγμα, ένα κοινό έργο με την ΙΚΕΑ, που πραγματοποιείται σε 11 πόλεις, παρέχει τεράστια δεδομένα για την ευαισθητοποίηση. Ελλείψει όμως έργου, που είναι προφανές, τα νούμερα είναι τελείως διαφορετικά.
Είναι πολύ σημαντικό να συνθέσετε με σαφήνεια μια αναφορά σχετικά με την εργασία που έγινε, προκειμένου να παρουσιάσετε συνοπτικά αλλά συνοπτικά τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων σας. Υπάρχουν ειδικοί κανόνες αναφοράς που πρέπει να γνωρίζετε όταν αρχίζετε να γράφετε τέτοια έγγραφα;
Έκθεση προόδου - απαιτήσεις συγγραφής
Γιατί χρειάζεται να συντάξετε μια αναφορά προόδου; Η αναφορά βοηθά:
- ασκούν έλεγχο στην εκτέλεση των καθηκόντων των εργαζομένων·
- να εντοπίσει προβληματικούς τομείς στην εργασία ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου και του τμήματος στο σύνολό του.
- ανακαλύψτε εάν έχει γίνει αρκετή προσπάθεια για την επίλυση της εργασίας.
- διατήρηση εργασιακής πειθαρχίας στην ομάδα.
- δικαιολογεί το κόστος πληρωμής των εργαζομένων.
Ποιες είναι οι βασικές απαιτήσεις για την έκθεση; Πρέπει να μιλήσετε για τα αποτελέσματα της εργασίας σας με επιχειρηματικό τρόπο, εν συντομία, αλλά ταυτόχρονα να αναφέρετε ολόκληρο τον όγκο της εργασίας που έχετε κάνει.
Μια έξυπνη αναφορά όχι μόνο θα σας δώσει μια ιδέα για το πόσο καλά δουλέψατε, αλλά θα σας παρουσιάσει επίσης ευνοϊκά - ως υπάλληλο που ξέρει πώς να εκφράζει ξεκάθαρα τις σκέψεις του, επισημαίνοντας το κύριο πράγμα και δεν αποσπάται η προσοχή από περιττά Λεπτομέριες.
Έκθεση προόδου - ποιοι τύποι υπάρχουν;
Όσον αφορά τη συχνότητα, η αναφορά μπορεί να είναι εβδομαδιαία, μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια.
Μερικές φορές ένας υπάλληλος αναφέρει ένα συγκεκριμένο γεγονός (για παράδειγμα, πώς οργανώθηκε η παρουσίαση ενός νέου βιβλίου, η προετοιμασία και η υλοποίηση του οποίου διήρκεσε αρκετές ημέρες ή μια τριήμερη εκπαίδευση πωλήσεων).
Ο τίτλος της αναφοράς πρέπει να υποδεικνύει πληροφορίες σχετικά με το χρονοδιάγραμμα, για παράδειγμα, «Αναφορά για το σεμινάριο για τη διαχείριση αρχείων προσωπικού στις 7-9 Οκτωβρίου 2015».
Απαιτείται αναφορά επαγγελματικού ταξιδιού για όλους τους εργαζόμενους, ανεξάρτητα από τη διάρκειά του.
Μια αναφορά για την εργασία που έγινε μπορεί να γραφτεί σε μορφή κειμένου και σε στατιστική μορφή. Μια αναφορά κειμένου είναι μια συνεκτική αφήγηση, που συμπληρώνεται από διάφορα γραφήματα, διαγράμματα και πίνακες.
Και αν προτιμάτε μια στατιστική μορφή, τότε εστιάστε σε εικονογραφικά υλικά, για τα οποία γράψτε επεξηγήσεις με τη μορφή κειμένου.
Δομή αναφοράς
Δεν υπάρχει ενιαίο πρότυπο για τη σύνταξη αναφοράς για την εργασία που έχει γίνει, καθώς και την αυτοβιογραφία ενός υπαλλήλου. Κάθε οργανισμός μπορεί να έχει τις δικές του απαιτήσεις για τη δομή τέτοιων εγγράφων.
Για παράδειγμα, η ακόλουθη παρουσίαση φαίνεται λογική: η πρώτη ενότητα είναι «Εισαγωγή», στην οποία περιγράφετε συνοπτικά τις εργασίες που σας έχουν ανατεθεί, τις μεθόδους που χρησιμοποιήθηκαν για την επίλυσή τους και το αποτέλεσμα που προκύπτει.
Στο "Κύριο μέρος", περιγράψτε τη σειρά της εργασίας σας με περισσότερες λεπτομέρειες:
- προετοιμασία για την υλοποίηση του έργου·
- στάδια της εφαρμογής του (αναφέρετε όλους τους πόρους που χρησιμοποιούνται: έρευνα μάρκετινγκ, αναλυτική εργασία, πειράματα, επαγγελματικά ταξίδια, συμμετοχή άλλων εργαζομένων).
- προβλήματα και δυσκολίες, εάν προέκυψαν·
- προτάσεις για την επίλυση δυσκολιών·
- επιτευχθέν αποτέλεσμα.
Μια αναφορά σε μορφή πίνακα θα φαίνεται πιο οπτική, δομημένη και συνοπτική.
Εάν πρέπει συχνά να ετοιμάζετε συνεχείς αναφορές προόδου, θα είναι βολικό να προετοιμάσετε ένα πρότυπο στο οποίο θα πρέπει να εισάγετε τακτικά τα απαραίτητα δεδομένα.
Και για να μην ξεχάσετε τίποτα σημαντικό κατά τη διάρκεια της προηγούμενης εργάσιμης ημέρας, αφιερώστε λίγα λεπτά από το πρόγραμμά σας και σημειώστε όλα όσα κάνατε. Διαφορετικά, σίγουρα θα χάσετε κάτι αργότερα.
Όταν συντάσσετε μια ετήσια έκθεση, αναλύστε τη δυναμική των αποτελεσμάτων που επιτεύχθηκαν, σε σύγκριση με το προηγούμενο έτος και δίνοντας μια πρόβλεψη για το επόμενο έτος.
Ως συμπλήρωμα στο κύριο μέρος της έκθεσης, επισυνάψτε υλικό που επιβεβαιώνει τα αναφερόμενα γεγονότα - αντίγραφα ευγνωμοσύνης και εγγραφές στο βιβλίο επισκεπτών, δημοσιεύσεις τύπου για εκδηλώσεις που πραγματοποιήθηκαν, επιταγές και τιμολόγια.
Είναι καλύτερα να διαχωρίσετε το οικονομικό μέρος σε μια ξεχωριστή ενότητα, η οποία θα πρέπει να συμπληρωθεί όπως απαιτείται από το λογιστήριο του οργανισμού σας.
Η έκθεση προόδου ολοκληρώνει την ενότητα «Συμπέρασμα». Σε αυτό διατυπώνετε συμπεράσματα και προτάσεις που προέκυψαν από την εργασία που έγινε, εάν τα θεωρείτε χρήσιμα για τη βελτίωση των δραστηριοτήτων του οργανισμού σας.
Η έκθεση για την εργασία που έγινε εκτυπώνεται χρησιμοποιώντας φύλλα Α4. Οι σελίδες πρέπει να είναι αριθμημένες και να έχουν σελίδα τίτλου.
Όταν το έγγραφό σας είναι αρκετά μεγάλο, δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων ξεχωριστά - αυτό θα διευκολύνει την πλοήγηση στην αναφορά σας.
Μπορεί να υπάρχει μια αναφορά όπως αυτή:
ΠΛΗΡΕΣ ΟΝΟΜΑ.________
Τίτλος εργασίας_________
Υποδιαίρεση_______
Τα κύρια επιτεύγματα την περασμένη περίοδο:
- σε επαγγελματικές δραστηριότητες·
- όσον αφορά την προσωπική ανάπτυξη.
Τι απέτυχε και για ποιο λόγο.
Ανάγκη για επιπλέον εκπαίδευση.
Προτάσεις για τη βελτίωση της οργάνωσης της εργασίας σας.
Οι επιθυμητές τομείς ευθύνης και εξέλιξης σταδιοδρομίας.
Υπογραφή_______
Ημερομηνία__________
Η ικανότητα να γράψετε μια έξυπνη αναφορά για την εργασία που έχετε κάνει θα σας βοηθήσει να παρέχετε συγκεκριμένες αποδείξεις ότι εργάζεστε ευσυνείδητα και αντιμετωπίζετε τις ευθύνες σας. Και, εκτός αυτού, αυτό είναι ένα ισχυρό επιχείρημα για τους ανωτέρους σας εάν αποφασίσετε να θέσετε το ζήτημα του
