Előrehaladási jelentés: minta és lépésenkénti utasítások az előkészítéshez. A cég éves beszámolójának elkészítése Hol kezdjem az éves beszámolót
A munkafolyamat abból áll, hogy a vezető felállítja a feladatokat, és azokat a vállalat alkalmazottja hajtja végre. Időnként minden alkalmazott jelentést ír az elvégzett munkáról. A gyakoriság a vállalkozás belső szabályaitól, valamint a formától függ. Ne becsülje alá ennek a dokumentumnak a fontosságát a menedzsment számára.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan kell megfelelően elkészíteni egy jelentést az elvégzett munkáról, egy mintát a dokumentum kitöltésére, valamint néhány tippet annak elkészítéséhez.
Miért kell helyesen beszámolni a munkájáról
A munkafolyamat egy összetett mechanizmusként ábrázolható, amelyben a vállalat minden dolgozója egy fogaskerék. Ebben a példában a szervezet vezetője mérnökként működik, aki felelős azért, hogy minden mechanizmus zökkenőmentesen és a lehető leggyorsabban működjön.
A való életben a főnökök számára meglehetősen nehéz felmérni, hogy az alkalmazottak mennyire jól végzik a munkájukat, ha nem látják munkájuk eredményét. Ezért szinte minden vállalkozásban a vezetés kötelezi minden alkalmazottat, hogy rendszeresen készítsen jelentést az elvégzett munkáról. Ezt a dokumentumot gyakran 1 hetes időközönként hozzák létre. Ily módon a vezetés láthatja, hogy az alkalmazottak mit csináltak, és azt is, hogy mennyire voltak hasznosak a vállalat számára.
Rossz példa
A dokumentum szabad formában készül. Talán ezért is érkeznek nagy számban olyan bejelentések, amelyek nem mondanak el semmit a menedzsmentnek, vagy azt gondolják, hogy a dolgozó nem birkózik meg a rábízott feladatokkal. Ugyanakkor egy adott alkalmazott igazi kemény munkás lehet, és túllépheti a terveit. A tettes az elvégzett munkáról hibásan összeállított jegyzőkönyv. Az alábbiakban egy ilyen dokumentum mintáját mutatjuk be. 
Dokumentum típusa: beszámoló a 16.02.15-16.02.19.
A következők készültek:
- a gyártóműhely munkaideje időzített;
- az időzítési eredmények bekerültek a munkaprogramba;
- új időszabványokat számítottak ki;
- válaszolt a munkavédelmi felügyelőségek, valamint több ügyfél megkereséseire;
- részt vett a vállalatnál a munkaerő-hatékonyság javításáról szóló konferencián.
Összeállítás időpontja: 02/19/16
Aláírás: Petrov Yu. R.
Ha egy alkalmazott jelentést készít az ilyen módon végzett munkáról, akkor a vezetés úgy ítéli meg, hogy nem elég elfoglalt.
Mik a hibák?
A fenti példa jól mutatja az ilyen típusú dokumentumok elkészítésekor előforduló standard hibákat.
A főbbek a következők:
A fenti követelményeket mind a heti lapok elkészítésekor, mind a évi munkáról beszámoló készítésekor alkalmazni kell.
Megfelelő lehetőség
Valószínű, hogy első alkalommal nem fog tudni jó minőségű jelentést készíteni. Ennek megkönnyítése érdekében példát adunk arra, hogyan kellett jelentést írni a vezetőnek az elvégzett munkáról, amelyet az első példában jeleztünk:
„Címzett: A tervezési osztály vezetője, Ivanov P.M.
Feladó: Yu. R. Petrov, a tervezési osztály 1. kategóriás közgazdásza.
Jelentés a munkaügyi eredményekről (02/15/16-02/19/16)
A jelentési hétre a következő feladatokat kaptam:
Minden kijelölt feladatot teljesítettek, nevezetesen:
- 5 időzítési tesztet végeztek, és ugyanennyi új szabványt dolgoztak ki a gyártóműhely munkájára;
- részt vett a konferencián, mellékeljük a javaslatokat tartalmazó feljegyzést.
A munka a beérkező dokumentációval is történt, nevezetesen:
- IOT kérésekre 2 válasz készült.
- Válaszok leveleire gr. Yuryeva A. A., Zhakova S. I., Mileeva K. B.
A 2016. 02. 22. és 2016. 02. 26. közötti időszakra üzleti utazást terveznek, hogy ellenőrizzék a pecherszki kirendeltség szerkezeti egysége munkáját.
Összeállítás időpontja: 02/19/16
Aláírás: Petrov Yu.R.
Egyetért azzal, hogy a jelentés ezen verziója jobban olvasható, és a vezetőség láthatja, hogy az egyik alkalmazott mennyire jól dolgozik.
Hogyan készítsünk jelentéseket hosszabb időszakokra?
Természetesen nem nehéz egy hetes időszakot szépen papírra írni. Nehezebb a hat hónapon vagy akár egy évig végzett munkáról beszámolót készíteni. Ezt azonban könnyebb megtenni, mint első pillantásra tűnhet. Például, ha heti jelentései vannak a szükséges időszakra vonatkozóan, nyugodtan használhatja azokat.
Maximális mennyiség - 1 A4-es ív
Ugyanakkor érdemes megpróbálni valamelyest nagyítani az információkat, hogy az eredmény 1-2 oldalra elférjen. Abban az esetben, ha a szervezet nem tart heti eredményt, de Ön köteles jelentést készíteni az év során végzett munkáról, ne essen pánikba és ne hisztizik. 
Minden információ rendelkezésre áll Ön körül: nézze meg az üzenetek előzményeit a dokumentumnaplókban vagy az e-mailekben, nyissa meg a jelentéseket tartalmazó mappát, tanulmányozza át az útilapokat. Mindez segít emlékezni azokra a bravúrokra, amelyeket a munkaév során elért.
Foglaljuk össze
Fentebb mutattunk néhány példát az előrehaladási jelentés megírására. A lényeg az elvégzett műveletek leírása, mennyiségi jellemzők megjelölésével (annyiszor vagy ennyi és ennyi darab stb.). Így pontosan tudatni fogja a vezetőséggel, hogy mennyi munkát végzett.
Nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy a jelentés elején megjelöljük azoknak a konkrét feladatoknak a listáját, amelyek elvégzésére kapott. Fontos része a jelentés elkészítése. Feltétlenül írja le, hogy mit szeretne a közeljövőben megvalósítani a munkahelyén. Ez azt fogja mutatni, hogy tágabban tekint, mint csupán a közvetlen felelősségi köreit és feladatait, amelyeket a munkaköri leírás szerint el kell látni. 
A fenti példát is figyelembe veheti.
Az ilyen jelentések elkészítésének megkönnyítése érdekében a napi elvégzett munkát jegyzetfüzetbe vagy elektronikus dokumentumba írhatja. Csak napi 3-5 percet fog erre az apróságra fordítani. Nem olyan sok. Az ilyen nyilvántartásoknak köszönhetően azonban könnyedén készíthet jelentést a munkájáról a jövőben bármely időszakra vonatkozóan.
Az elvégzett munkáról szóló jelentés lehetővé teszi a vezető számára, hogy értékelje a titkár munkájának minőségét és gyorsaságát. A cikk mintákat tartalmaz az elvégzett munkáról szóló jelentésekből. A jelentés megfelelő összeállításához kövesse a lépésenkénti utasításokat.
Töltsön le egy hasznos mintát
Miért van szüksége előrehaladási jelentésre?
A menedzser kitűz egy feladatot, a munkavállaló teljesíti - ez a munkafolyamat lényege. A feladat elvégzésének tényét az elvégzett munkáról szóló beszámoló formájában rögzítjük. Minden alkalmazott rendszeresen elkészít egy ilyen dokumentumot. A beszámolók gyakorisága és formája a társaság belső szabályzatától függ.
Kinek van szüksége előrehaladási jelentésre és miért? A vezetőnek szüksége van rá. Ez a dokumentum lehetővé teszi annak értékelését, hogy az alkalmazott milyen jól és milyen gyorsan hajt végre egy feladatot. Az összes alkalmazott jelentési dokumentumai lehetőséget adnak arra, hogy átfogó képet alkossanak a vállalat munkájáról, és megkönnyítsék a taktikai és stratégiai tervezést.
A jelentésre magának a munkavállalónak is szüksége van. Először is, egy jól megírt záródokumentum segít abban, hogy munkája eredményeit kedvezően mutassa be a vezetőségnek. Másodszor, a jelentés hasznos önellenőrzési eszköz. A jelentési időszak végén láthatja sikereit és kudarcait. Ez megmutatja, milyen irányokba kell fejlődnie.
Jelentés az utazó jellegű munkavállaló által végzett munkáról: minta
Töltse le a teljes mintát
Mit kell írni egy előrehaladási jelentésbe
Az elvégzett munkáról nincs egységes mintajelentés. A dokumentum szabad formában készül. Az elvégzett feladatok jellegétől függ. A szabad forma hátránya, hogy sok dolgozó nem tudja, hogyan kell előrehaladási jelentést írni. Ezt nem tanítják az iskolában, és ritkán tanítják az egyetemen. A munkavállaló nem kap megfelelő értékelést a munkájáról, ha nem rendelkezik a jelentés kompetens megírásához szükséges készségekkel.
Nem kényszerítheti az alkalmazottakat arra, hogy igaz jelentéseket írjanak, de megtaníthatja őket arra, hogy hozzáértően mutassák be sikereiket és eredményeiket. A jelentési dokumentum elkészítése nem okoz nehézséget. El kell kerülni azokat a hibákat, amelyeket sokan elkövetnek.
Nézzünk meg egy mintát egy rosszul összeállított jelentésből a heti munkáról, és nézzük meg a tipikus hibákat.
Rossz lehetőség
|
Kinek: A következők készültek:
dátum: 27.04.2018. |
Miért rossz ez a jelentés? Egy ilyen dokumentum elolvasása után a vezetőnek az a benyomása lesz, hogy a titkárnő nincs túlterhelve a munkával. Ezenkívül a szöveg nehezen olvasható - a jelentés szerkezete sok kívánnivalót hagy maga után.
Jelentés szerkezete
A fenti mintából hiányoznak a jó jelentés lényeges elemei. Tartalmaznia kell:
- azon feladatok listája, amelyeket a munkavállalónak el kell végeznie;
- ezen utasítások specifikációja;
- az elvégzett munka elemzése;
- a következő jelentési időszak tervei;
- javaslatok a változtatásra, fejlesztésre, optimalizálásra.
A szerkezeti elemek halmaza a jelentési időszak hosszától függ. A napi vagy heti előrehaladási jelentésnek nem kell elemzést és javaslatokat tartalmaznia, de egy havi előrehaladási jelentésnek vagy éves jelentésnek tartalmaznia kell ezeket az elemeket.
|
Jó beszámoló az elvégzett munkáról Kinek: a "Communicative Technologies" LLC vezetőjének Smirnov Yu.P. A jelentési héten a következő feladataim voltak:
Minden kijelölt feladatot teljesítettek, nevezetesen:
|
Töltse le a teljes mintajelentést
Hogyan kell jelentést benyújtani
Ha nincs más követelmény, az elvégzett munkáról jelentést készítenek a GOST 7.32-2001 szerint. A GOST szabályozza a jelentési dokumentum elkészítésének alapvető követelményeit. Szabványokat tartalmaz, amelyek meghatározzák a formázási módot, a betűtípust és -méretet, a térközt és a margóméretet.
Mik lehetnek az előrehaladási jelentés követelményei?
Mivel a dokumentumok elkészítésére nincsenek szabványosított követelmények, a munkavállaló fő feladata a szöveg észlelésének javítása és olvashatóságának javítása. Ezért:
- egy bekezdésben legfeljebb 5 mondatot használjon;
- hosszú és rövid mondatok váltogatása;
- bontsa fel a szöveget úgy, hogy a táblázat vagy grafikon ne foglalja el a teljes oldalt;
- hagyjon helyet a megjegyzéseknek a táblázatokhoz és grafikonokhoz;
- Ha a jelentés hosszú, akkor a végén vonjon le következtetést.
Jegyzet! Az üzleti úton végzett munkáról szóló jelentés elkészítéséhez használjon speciális mintát. Ez egy egységes T-10a számú nyomtatvány. Töltse le a kész űrlapot
Hogyan írjunk jelentést: lépésről lépésre
1. lépés. Készítsen durva vázlatot a dokumentumról. Egy rövid időszakra szóló jelentés ne haladja meg az 1-2 oldalt. Ha rendszeresen tesz bejelentést, minden esethez készítsen elektronikus dokumentumsablont:
- napi előrehaladási jelentés minta;
- minta heti előrehaladási jelentés;
- jelentésminta a hónapban végzett munkáról.
2. lépés. Készítsen listát a feladatairól. Ha sok feladat van, csoportosítsa őket szemantikai blokkokba.
3. lépés Sorolja fel a feladatok elvégzése során használt eszközöket és erőforrásokat (többlet munkaerő, pénzügyi költségek, utazás, anyagok)
4. lépés. Mutassa be munkája eredményét. Mutassa be, hogyan teljesítik a célokat. Ha a feladat nem fejeződött be, magyarázza meg az okot. Adja meg helyzetértékelését. Levonni a következtetést.
5. lépés. Fogalmazzon meg célokat és célkitűzéseket a következő jelentési időszakra.
6. lépés. Táblázatok, grafikonok és diagramok beszúrása a szövegbe. A menedzser gyakran átfutja a jelentési dokumentumot. Igyekezzen a táblázat vagy grafikon lehetőséget adni a munkája értékelésére.
7. lépés Gondosan olvassa el újra a szöveget, ügyeljen a nyelvtanra és a stílusra. A legfontosabb tényeket félkövérrel vagy dőlt betűvel emelje ki. A dokumentum elektronikus és nyomtatott változatának elkészítése. Ha szóban vagy prezentációban kell beszámolnia, előzetesen készítse el a szöveg rövid változatát, benne a legfontosabb pontokkal.
Nincs az a vezető, aki ne követelne évente legalább egyszer beszámolót a beosztottaitól a tettekről. A probléma pedig az, hogy rutinmunkával egy ilyen dokumentum kidolgozása meglehetősen nehéz feladatnak tűnik. És valamiért szégyelljük feletteseinktől példákat kérni az elvégzett munkáról szóló beszámolókra. Mi van, ha úgy dönt, hogy nem vagyunk alkalmasak arra a pozícióra, amelyet betöltünk?
Kinek kell
Ezt a kérdést teszi fel az előadó, aki megkapta a tudósítási feladatot. Leggyakrabban a cég alkalmazottai szinte sértve érzik magukat az ilyen követelések miatt. De mindennek van értelme.
Először is magának a vállalkozónak jelentést kell készítenie az elvégzett munkáról. Nem formális, hanem érdeklődő hozzáállás ehhez a folyamathoz, lehetővé teszi, hogy szűk keresztmetszeteket és gyengeségeket találjon képesítésében. Ez azt jelenti, hogy meghatározásra kerültek azok az irányok, amelyekben lehet (és szükséges) fejlődni. Hiszen mindannyian tanulunk a hibáinkból.
Másodszor, a vezetőnek szüksége van rá. Az előrehaladási jelentés lehetővé teszi, hogy objektíven értékelje a kijelölt feladatok megoldásának minőségét és gyorsaságát. Ennek a dokumentumnak köszönhetően sok kérdés eltűnik – a legprimitívebb „mit csinálsz állandóan”-tól az összetett „miért cseréljem le a számítógépedet egy modernebbre?” Mert a jelentés jelezni fogja, hogy sok időt vesz igénybe a dokumentum módosításainak mentése. És ez nem a vállalkozótól függ - az elavult irodai berendezések nem működhetnek gyorsabban. Valójában ezért tűnik úgy, hogy az alkalmazott állandóan teát iszik - egyszerűen csak a művelet befejezését várja.
És a kérdés: "Miért kell jelentést írnia a hónap elvégzett munkájáról?" önmagában helytelen. Mert az adatbázisok felhalmozása és feltöltése a stratégák számára van értelme, és nem nekik, egyszerűen könnyebb megoldani egy problémát, mint a megoldási módszerekről beszélni.
Mit írjak
Az előrehaladási jelentések példái azt mutatják, hogy nagyon részletesen kell írnia. Bármi, ami apróságnak vagy jelentéktelen testmozgásnak tűnik, kulcselemnek bizonyulhat bizonyos funkciók ellátásában. De ennek megértése csak több írásos jelentés tanulmányozása után fog megtörténni.
Ha a munka rutin jellegű, például dokumentumok egyeztetése és az ellentmondások azonosítása, akkor érdemes táblázatos formát kialakítani. Ebben az esetben is, először a táblázatnak nagyon részletesnek kell lennie, és sok oszlopot kell tartalmaznia; Idővel egyes oszlopokra már nem lesz szükség, és a jelentésforma normál (értsd: ésszerű) formát ölt.
Egyes esetekben, amikor az elvégzett munkáról beszámolót készítenek (például tanárok), lehetetlen formálisan megközelíteni az önelemzés kérdését. Az iskola ugyanis a tervezett oktatási és módszertani terhelésen, a szükséges anyagok elsajátításán túl oktatási tevékenységet is folytat. Ehhez speciális megközelítésre van szükség a dokumentum megszövegezésekor: meg kell érteni számos diák lemaradásának okait, meg kell találni a módját, hogy a gyerekek érdeklődését felkeltsék tantárgyuk iránt. Ugyanakkor nem szabad megfeledkeznünk a jól teljesítő (vagy akár tehetséges) iskolásokról sem.
A jelentések céljai
A megfelelő felkészülés és a minimális időráfordítás érdekében már az elején el kell dönteni, hogy milyen célból és miért készül a beszámoló a évi munkáról. Nevezzük meg a legnépszerűbbeket:
A szervezetben betöltött konkrét pozíció valós előnyeinek indoklása;
Egy adott munkavállaló képesítésének megerősítése;
A hatékony munka bemutatása a vezetőség felé;
Finanszírozás megszerzése a következő jelentési időszakra;
Hozzájárulás megszerzése egy irány (ötlet) kidolgozásához;
Az elkülönített források és pénzeszközök elköltésének indoklása stb.
A jól ismert megfogalmazás - a probléma helyes megfogalmazása adja a megoldás 50%-át - ebben az esetben is működik. Minél jobban megértjük, miért van szükség egy jelentésre, annál könnyebben megírjuk. Egészen odáig, hogy egy „bemutatóra szánt” dokumentum egyáltalán nem igényel kreatív megközelítést tőlünk. És időigényes.
A dokumentum szerkezete
Ha a cégnél nincs kifejlesztett, akkor azt önállóan kell fejleszteni. A dokumentum céljának ismeretében át kell gondolni a felépítését. Az előrehaladási jelentések példái arra utalnak, hogy világos és egyszerű vázlatra van szükség.
A legelején el kell magyarázni az információ bemutatásának célját és logikáját. Magyarázza el az előadás sorrendjét és készítsen tartalomjegyzéket. A táblázathoz röviden meg kell indokolni, hogy miért ezt a formát választották.
A szakaszokon és alfejezeteken belül is meg kell őrizni a bemutatás egységét. Ezáltal a dokumentum érthetőbbé, és ennek következtében könnyebben érthetőbbé válik. Egy hosszú időn át tartó jelentésben az illusztrációk és a grafikonok nagyon alkalmasak a könnyebb érthetőség érdekében. De itt be kell tartania az „arany középút” szabályát: a tömör szöveg, valamint a kizárólag vizuális anyagok nagyon gyorsan unalmasak.
stilisztika
Egy hétköznapi alkalmazott számára talán a terminológia és a megfogalmazás a legnehezebb írni. Egy öntelt jelentés természetellenesnek tűnik, és negatív reakciót vált ki a vezetőség részéről. A túl egyszerű megfogalmazások (például 25 dokumentumot xeroxoltak) szintén elidegenítik az olvasót.
De kerülni kell a sablonokat. Az egyetlen kivétel az a dokumentum, amelyet soha senki nem fog elolvasni. Néha találkozunk ilyen problémákkal, de ebben a cikkben a valódi (nem pro forma) jelentésekre vagyunk kíváncsiak.
Mindenesetre nem szabad csak az eredményekről beszélni. Ezek kiemeléséhez szükséges beszélni azokról a nehézségekről, amelyekkel a munka során szembesülnünk kellett. A komplexitáselemzés többek között a vezetői alkalmazottak munkájának optimalizálására irányul. Az elvégzett munkáról szóló jelentések példái azt sugallják, hogy ne használjon olyan egyszerű kifejezéseket, mint a „nem kielégítő állapot”, „a felmerült nehézségek” stb. Jobb, ha mindent a megfelelő nevén nevezünk: „elromlott fénymásoló”, „nem fér hozzá a Internet”, „információk hiánya vagy nem megfelelő időben történő kézhezvétele a kapcsolódó osztálytól”. Mindez lehetővé teszi, hogy adekvát és objektív módon értékeljük a vállalat jelenlegi helyzetét.
Az eredmények értékelése
Minden kapott eredményt számokkal kell alátámasztani. Az ilyen specifikáció a fejlődés dinamikájának megértését teszi lehetővé.
Ezen túlmenően meg kell határozni az eredmények értékelésének kritériumait. Hogy az előző (ha például negyedéves jelentésről van szó), vagy éppen ellenkezőleg, a kitűzött célok teljesülésének százalékos aránya, azt a dokumentum készítője dönti el.
Általánosságban elmondható, hogy a közvetett mutatók sokat elárulnak a kijelölt feladatok megoldásának folyamatáról. Itt is sok információ található a további elemzéshez. A munkaerőköltségek meghatározásától a célok kitűzésének helyességének megértéséig.
Problémától a megoldásig
A legtöbb jelentés a munka előrehaladásának leírása elve alapján készül. Előnyösebbnek tűnik az a dokumentum, amely egyértelműen mutatja a probléma-megoldás viszonyát. Az olvasó azonnal megérti, hogy az előadó milyen módszerekkel és technikákkal (szükség esetén) hajtotta végre a feladatot időben és minőségben.
A „konkrét probléma – előfordulásának okai – feladatok meghatározása – megoldás” még részletesebb láncolata azonnal felveti a napi jelentés táblázatos formában történő bemutatásának szükségességét. Ráadásul a grafikonok nevei már ismertek. Az így bemutatott információk könnyen olvashatók és elemezhetők.
Mennyiségi mutatók bemutatása
Azokban az esetekben, amikor a jelentés főként digitális adatokból áll, a táblázatos forma nagyon nehezen érthető lehet. A folyamatos számfolyam néhány perc után szó szerint untatja az olvasót. Egy másik dolog a sokszínű diagramok és grafikonok. Világosak, érthetőek és könnyen olvashatóak.
Minden diagramhoz megjegyzést kell fűzni. Ezenkívül jelezni kell, hogy a különböző grafikonok hogyan kapcsolódnak egymáshoz; Az ok-okozati összefüggések tisztázása tovább könnyíti a jelentés elemzését.
Ha anyagi erőforrásokat költöttek el a munka során, akkor nem szabad egyszerűen felsorolni az összeset. Ehelyett a beszerzett árukat kell feltüntetni. A száraz mondat: „Irodai berendezéseket vásároltak” teljesen másképp hangzik, ha azt írja: „2 munkahely jött létre, ami lehetővé tette az osztály teljesítményének növelését”.
Hogyan készítsünk dokumentumot
Annak ellenére, hogy nincs egységes előkészítési forma, az elvégzett munkáról a GOST-nak megfelelően jelentés készülhet, amely meghatározza a tudományos munka fő kritériumait. Meghatározza a formázási követelményeket, a betűtípust és -méretet stb.
Ami a dokumentum olvashatóságát illeti, íme néhány tipp:
Próbáljon meg legfeljebb 5 mondatot tartani egy bekezdésben;
A legfontosabb mutatók betűtípussal vagy színnel kiemelhetők;
Bontsa fel a szöveget úgy, hogy a táblázat vagy grafikon ne foglalja el a teljes oldalt; ügyeljen arra, hogy hagyjon helyet a megjegyzésekhez;
Írjon világos és tömör összefoglalót a jelentésről.
Ezek a tippek segítenek abban, hogy jelentését könnyebben megértse, és ezért kezdetben lojális hozzáállásra készteti az olvasót a dokumentum szerzője iránt. Képzeld el, hogy te vagy a főnök. A jelentésből pedig olyan legyen, ami hasznos és érdekes lenne számodra olvasni.
A közelmúltban megrendezett ASI-Blagosphere médiaklubban szakértők osztották meg tapasztalataikat az éves jelentések készítése terén – hogyan lehet a folyamatot könnyű és élvezetes élménnyé varázsolni, és milyen formában mutatják be erőfeszítéseiket, eredményeiket a partnereknek és az adományozóknak.
Két közelmúltbeli esemény a nonprofit szervezetek világában arra ösztönzi a résztvevőket, hogy újragondolják az éves jelentésekhez való hozzáállásukat – konstruktívabban kezeljék elkészítését, és aktívabban használják kommunikációs eszközként.
Az első a 2017-es elnöki pályázat (az első folyamra május 31-ig várják a jelentkezéseket). Az NPO honlapján közzétett jelentés szemlélteti a szervezet nyitottságát, és felhívja a nyilvánosság, az adományozók és más érdekelt felek figyelmét a tevékenységére. Ez minden támogatást igénylő és kedvezményezett számára kötelező.
A második az Adományozói Fórum „Kiindulópontja” civil szervezet nyilvános riportpályázata, amely három év szünet után megújult. A jelentés segít fejleszteni a több formátumú jelentések elkészítéséhez szükséges készségeket, és a hozzájuk való hozzáállást „csak egy jelentésről” kommunikációs eszközzé változtatja, hogy bizalmat építsen a célközönség körében.
Több dinamika számokban, esetekben, idézetekben
Ekaterina Pozhidaeva, az EY (korábban Ernst & Young) könyvvizsgáló és tanácsadó cég szakértője a jelentéskészítés klasszikus technológiáját - amikor szisztematikusan, a GRI-jelentés standard elemei alapján gyűjtik az adatokat - általános és speciális tanácsokat ad.
„Az adatgyűjtéssel és a statisztikák elérhetőségével kapcsolatos szisztematikus munkával ezek ellenőrzése, elemzése és a jelentés megírása nagyon kevés időt vesz igénybe, körülbelül 3 hetet” – mondta Ekaterina Mercynek. „Ha az alkalmazottak rendszeres, rutinszerű információgyűjtési munkája nem történt meg, a jelentés megírása komoly problémává válik – megoldása sokkal több időt és erőfeszítést igényel, az eredmény pedig csökken.”
Ekaterina Pozhidaeva, az EY könyvvizsgáló és tanácsadó cég szakértője. Fotó: asi.org.ru
- Minél dinamikusabbak a jelentés statisztikái, annál meggyőzőbbek. Gyűjtsön évről évre mennyiségi mutatókat - ez szisztematikus munka! Utasítsa a dolgozókat, hogy minden esemény után vigyenek be erről adatokat (fotók, számok) egy speciális űrlapba, hogy a felkészülés során erőforrásokat spóroljanak és elkerüljék a későbbi rohanómunkákat.
- A nyilvános jelentés terjedelme nem olyan fontos, mint a benne található információk lényegessége. Enélkül a jelentés értelmetlenné válik.
- Olyan stílusban írjon, amely a legközelebb áll az olvasóhoz: összpontosítson a célközönség nyelvére.
- Ne feledje, hogy az éves jelentés hatékonyságát azon mérik, hogy jobb-e, mint az előző.
- Tervezze meg a jelentés tevékenységi szakaszait, dolgozzon ki koncepciót és előzetes tartalmat. Az adatok értelmezése mellett ne feledkezzünk meg az ellenőrzésről sem. Végezze el az adatok független áttekintését: a legtöbb mennyiségi mutató tisztázható.
- Tekintse meg szervezete tevékenységét a médiában önről szóló publikációk prizmáján keresztül. Meg fogja érteni, hogy mely tevékenységek vonzották a figyelmet, és milyen hatást váltottak ki.
- Űrlapokat használó jelentések helyett, a sikeres nyugati alapok gyakorlatát követve, készítsen jelentéseket színvonalas történetekkel, esetekkel, idézetekkel, összevont mutatók hozzáadásával.
Plakát, képeslap, videó – a jelentés űrlapja bármilyen lehet
Elvira Aleinichenko, a Donors Forum Starting Point programvezetője szerint a riport fő célja cselekvésre hívni az olvasót: legyen partner, működjön együtt velünk pro bono, adományozzon, futtasson projekteket velünk, legyen önkéntesünk . Ezért nagyon fontos, hogy olyan jelentést készítsünk, amely szem előtt tartja a kulcsközönségeket, a jelentés célját és azt, hogy kikkel szeretne dolgozni.
„A legjobb jelentés nem feltétlenül 100 oldalas” – hangsúlyozta a szakember. „Cselekvésre ösztönzést is létrehozhat 6 oldalas infografikával.”
Kitért arra, hogy a jelentés milyen nyomtatott és elektronikus formátumban készülhet, és példákat hozott a különböző formátumokra. Nyomtatott formában a jelentésből válhat vastag könyv, fényes folyóirat hagyományos címsorokkal, prospektus, szórólap, poszter vagy képeslap. Elektronikus formában - elektronikus statikus vagy interaktív pdf fájl, áttekintő könyv, mikrooldal, videó.
A világon létező kreatív lehetőségek közé tartozik a jelentés kiállítása műanyag zacskók és plakátok formájában, és egyéb lehetőségek. „Amikor a jelentés készen áll, és azt tervezi, hogy elküldi, döntse el, mit szeretne – emlékezni rá, vagy reagálni rá, és hogyan?” – foglalta össze a „Kiindulópont” projekt vezetője.
Elvira Aleinichenko, az adományozói fórum „Kiindulópont” programjának vezetője. Fotó: facebook.com/elvira.aleinichenko
Hat kötelező darab Elvira Aleinichenko-tól
A jelentésnek tartalmaznia kell:
- a szervezet vezetőjének, az alap kuratóriumi tagjának számító híresség személyes üzenete a tárgyév főbb eseményeiről. Tesztelve: működik!
— alkalmazottak és önkéntesek fényképei, kedvezményezettek és adományozók fényképei idézetekkel. Mindkét esetben ideális, ha a személyes történeteik is szerepelnek, ahol elmondják, hogyan változtatta meg az életüket a nonprofit szervezet munkájában való részvétel, vagy egy civil szervezet tevékenysége, miért döntöttek úgy, hogy támogatják az Ön szervezetét.
- használjon képregényeket és infografikákat, és a képaláírásokban beszéljen az általuk illusztrált tevékenységekről
— röviden és világosan magyarázza el pénzügyi mutatóit
- mondjon köszönetet az adományozóknak - ez azt az érzést kelti az olvasókban, hogy a szervezet nem légüres térben működik, hanem vonzza az embereket
- amikor elmondja, mennyi pénzt gyűjtött össze, ne vigye túlzásba: ne magasztalja túlzottan az adománygyűjtési sikerét - ez nem öncél. Koncentráljon arra, hogy mi változott a kedvezményezettek, az alap alkalmazottai számára, mit tett ezekkel az alapokkal – adja meg a számokat, írja le az eredményeket és a munka hatékonyságát.
Jelentés eseményként
Daria Alekseeva, a Charity Shop alapítója és a Second Wind alapítvány vezetője. Fotó: charity-shop.ru
Daria Alekseeva, a Charity Shop alapítója és a Second Wind alapítvány vezetője arra a példájára összpontosított, hogy éves jelentést adott ki... előadás formájában.
„Az éves beszámolót úgy szerettük volna bemutatni, hogy az emlékezetes maradjon, és úgy döntöttünk, hogy a Charity Shop második évfordulója alkalmából megrendezésre kerülő céges rendezvényt összekapcsoljuk az éves beszámoló ügyfeleink, partnereink és munkatársaink elé táruló, magával ragadó előadás formájában. – mondta Daria. "Természetesen készítettünk egy 8 oldalas infografikus jelentést is (egyébként tanácsadó ügynökségek segítsége nélkül, mindössze 15 ezer rubelért), és átvittük az összes ruhagyűjtő konténerünkbe."
A rendezvény hihetetlen sikert aratott az NPO minden célcsoportja körében. Következtetés: a célzott történetek, mint mindig, győztek, az alkalmazottak meghallgatják, és fontos, hogy megmutassák őket.
Ami a nyilvános jelentésekhez szükséges információgyűjtést illeti, Alekseeva szerint minden adatot Excelben számítanak ki, bár az adatok évről évre nagyon eltérőek lehetnek. Például az IKEA-val közös projekt, amely 11 városban zajlik, hatalmas adatokat szolgáltat a tudatosságról. De projekt hiányában, ami nyilvánvaló, a számok teljesen mások.
Nagyon fontos, hogy az elvégzett munkáról jelentést készítsen áttekinthetően, hogy röviden, de tömören mutassa be tevékenységének eredményeit. Vannak olyan speciális jelentési szabályok, amelyeket tudnia kell, amikor elkezdi írni az ilyen dokumentációt?
Előrehaladási jelentés – írási követelmények
Miért kell előrehaladási jelentést írni? A jelentés segít:
- ellenőrzést gyakorolnak az alkalmazottak feladataik ellátása felett;
- azonosítani a problémás területeket egy adott alkalmazott és az osztály egészének munkájában;
- megtudja, hogy elegendő erőfeszítést tettek-e a feladat megoldására;
- a munkafegyelem fenntartása a csapatban;
- indokolja az alkalmazottak fizetésének költségeit.
Melyek a jelentés főbb követelményei? Munkája eredményéről üzletszerűen, röviden, de egyben az elvégzett munka teljes mennyiségét is jelezve kell beszélnie.
Egy intelligens jelentés nem csak képet ad arról, hogy milyen jól dolgozott, hanem kedvező színben is mutatja Önt – mint olyan alkalmazottat, aki tudja, hogyan fejezze ki egyértelműen gondolatait, kiemelve a legfontosabbat, és ne terelje el a figyelmét a felesleges dolgoktól. részletek.
Előrehaladási jelentés – milyen típusok léteznek?
A jelentés gyakoriságát tekintve lehet heti, havi, negyedéves vagy éves.
Előfordul, hogy a munkatárs beszámol egy-egy konkrét eseményről (például egy új könyv bemutatásának megszervezéséről, amelynek előkészítése és megvalósítása több napot vett igénybe, vagy egy háromnapos értékesítési tréning).
A jelentés címének tartalmaznia kell az időzítéssel kapcsolatos információkat, például: „Jelentés a személyzeti iratkezelésről szóló szemináriumról, 2015. október 7–9.”.
Az üzleti útról szóló jelentést minden munkavállalónak kötelező benyújtani, annak időtartamától függetlenül.
Az elvégzett munkáról beszámoló írható szöveges formában és statisztikai formában is. A szöveges jelentés összefüggő narratíva, amelyet különféle grafikonok, diagramok és táblázatok egészítenek ki.
Ha pedig inkább a statisztikai formát részesíti előnyben, akkor összpontosítson a szemléltető anyagokra, amelyekhez írjon magyarázatot szöveges formában.
Jelentés szerkezete
Nincs egységes szabvány az elvégzett munkáról szóló jelentés megírására, valamint az alkalmazott önéletrajzára. Minden szervezetnek saját követelményei lehetnek az ilyen dokumentumok szerkezetére vonatkozóan.
Logikusnak tűnik például a következő előadás: az első rész a „Bevezetés”, amelyben tömören leírod a rád bízott feladatokat, a megoldásukhoz használt módszereket és a kapott eredményt.
A „Fő részben” írja le részletesebben a munkája sorrendjét:
- előkészítés a projekt megvalósítására;
- megvalósításának szakaszai (minden felhasznált erőforrás feltüntetése: marketingkutatás, elemző munka, kísérletek, üzleti utak, más munkavállalók bevonása);
- problémák és nehézségek, ha felmerültek;
- javaslatok a nehézségek megoldására;
- elért eredményt.
A táblázatos jelentés vizuálisabbnak, strukturáltabbnak és tömörebbnek tűnik.
Ha gyakran kell folyamatos előrehaladási jelentéseket készítenie, kényelmes lesz egy sablon elkészítése, amelybe rendszeresen be kell írnia a szükséges adatokat.
És annak érdekében, hogy ne felejtsen el semmi fontosat az elmúlt munkanap során, szánjon néhány percet az időbeosztásából, és írjon le mindent, amit tett. Ellenkező esetben később biztosan lemarad valamiről.
Az éves jelentés elkészítésekor elemezze az elért eredmények dinamikáját, összehasonlítva az előző évvel, és adjon előrejelzést a következő évre.
A beszámoló fő részének kiegészítéseként csatolja az elhangzott tényeket megerősítő anyagokat - köszönőlevelek és vendégkönyvi bejegyzések másolatait, sajtókiadványokat a megtartott eseményekről, csekkeket és számlákat.
Jobb, ha a pénzügyi részt külön részre választja, amelyet a szervezete számviteli osztálya szerint kell kitölteni.
Az előrehaladási jelentés a „Következtetés” részt zárja. Ebben olyan következtetéseket, javaslatokat fogalmaz meg, amelyek az elvégzett munkából születtek, ha azokat hasznosnak ítéli meg szervezete tevékenységének javítása szempontjából.
Az elvégzett munkáról készült jelentést A4-es lapokra nyomtatjuk. Az oldalak legyenek számozva, és legyen címlapjuk.
Ha a dokumentum meglehetősen hosszú, hozzon létre külön egy tartalomjegyzéket – ez megkönnyíti a jelentésben való navigálást.
Lehet, hogy lesz egy ilyen jelentés:
TELJES NÉV.________
Munka megnevezése_________
Felosztás_______
Az elmúlt időszak főbb eredményei:
- szakmai tevékenységben;
- a személyes fejlődés szempontjából.
Mi nem sikerült és milyen okból.
További képzés szükséges.
Javaslatok a munkája megszervezésének javítására.
Kívánt felelősségi területek és karrierfejlesztés.
Aláírás_______
Időpontja__________
Az a képesség, hogy intelligens jelentést írjon az elvégzett munkáról, segít konkrét bizonyítékokkal szolgálni arról, hogy lelkiismeretesen dolgozik, és megbirkózik a kötelezettségeivel. És emellett ez egy erős érv a felettesei számára, ha úgy dönt, hogy felveti a kérdést
