تقرير مرحلي: عينة وتعليمات خطوة بخطوة للتحضير. كيفية إعداد التقرير السنوي للشركة من أين تبدأ التقرير السنوي

تتكون عملية العمل من تحديد المهام من قبل المدير وتنفيذها من قبل موظف الشركة. من وقت لآخر، يكتب كل موظف تقريرًا عن العمل المنجز. يعتمد التردد على القواعد الداخلية للمؤسسة، وكذلك على النموذج. لا تقلل من أهمية هذه الوثيقة للإدارة.

سننظر في هذه المقالة في كيفية إعداد تقرير بشكل صحيح عن العمل المنجز وعينة من ملء المستند وبعض النصائح لصياغته.

لماذا تحتاج إلى أن تكون قادرًا على تقديم تقرير عن عملك بشكل صحيح؟

يمكن تمثيل عملية العمل كآلية معقدة يكون فيها كل موظف في الشركة بمثابة أداة. في هذا المثال، يعمل رئيس المنظمة كمهندس مسؤول عن ضمان عمل جميع الآليات بسلاسة وفي أسرع وقت ممكن.

في الحياة الواقعية، يصعب على الرؤساء تقييم مدى جودة أداء الموظفين لعملهم إذا لم يروا نتائج عملهم. لذلك، في جميع المؤسسات تقريبا، تلزم الإدارة كل موظف بإعداد تقرير بانتظام عن العمل المنجز. غالبًا ما يتم إنشاء هذا المستند على فترات زمنية مدتها أسبوع واحد. وبهذه الطريقة، يمكن للإدارة معرفة ما كان يفعله الموظفون، وكذلك مدى فائدتهم للمؤسسة.

مثال خاطئ

تم إعداد الوثيقة في شكل حر. ولعل هذا هو السبب وراء وجود عدد كبير من التقارير التي لا تخبر الإدارة بأي شيء أو تجعلها تعتقد أن العامل لا يتأقلم مع المهام الموكلة إليه. في الوقت نفسه، يمكن لموظف معين أن يكون عاملاً مجتهدًا حقيقيًا ويتجاوز خطته. الجاني هو تقرير تم تجميعه بشكل غير صحيح عن العمل المنجز. يتم تقديم عينة من هذه الوثيقة أدناه.

نوع الوثيقة: تقرير عن الأعمال المنجزة خلال الفترة من 15/02/16 إلى 19/02/16.

تم عمل ما يلي:

• تم تحديد ساعات عمل ورشة الإنتاج؛
• تم إدخال نتائج التوقيت في برنامج العمل؛
• وتم حساب معايير زمنية جديدة؛
• واستجاب لطلبات مفتشيات سلامة العمل، فضلا عن العديد من العملاء؛
• شارك في مؤتمر حول تحسين كفاءة العمل في المؤسسة.

تاريخ التجميع: 19/02/16

التوقيع: بيتروف يو ر."

إذا قام الموظف بإعداد تقرير عن العمل المنجز بهذه الطريقة، فسوف تعتبر الإدارة أنه ليس مشغولا بما فيه الكفاية.

ما هي الأخطاء؟

يوضح المثال أعلاه بوضوح الأخطاء القياسية عند إعداد مستندات من هذا النوع.

أهمها هي:

يجب استخدام المتطلبات المذكورة أعلاه عند إعداد النماذج الأسبوعية وعند إنشاء تقرير عن العمل المنجز لهذا العام.

خيار مناسب

من المحتمل أنك لن تتمكن من إنتاج تقرير عالي الجودة في المرة الأولى. ولتسهيل عليك القيام بذلك، نعطي مثالاً عن كيفية ضرورة كتابة تقرير إلى المدير عن العمل المنجز، المشار إليه في المثال الأول:

"إلى: رئيس قسم التخطيط إيفانوف ب.م.

من: اقتصادي من الفئة الأولى في قسم التخطيط يو آر بيتروف.

تقرير نتائج العمالة للفترة (15/02/16-19/02/16)

بالنسبة لأسبوع التقارير، تم تكليفي بالمهام التالية:

تم الانتهاء من جميع المهام الموكلة وهي:

• تم إجراء 5 اختبارات توقيت وتم وضع نفس العدد من المعايير الجديدة لعمل ورشة الإنتاج؛
• شارك في المؤتمر، ومرفق مذكرة بالمقترحات.

تم العمل أيضًا بالوثائق الواردة وهي:

• تم تجميع استجابتين لطلبات IOT.
• تم إعطاء الإجابات على رسائل من غرام. يورييفا أ. أ.، زاكوفا إس. آي.، ميليفا ك. ب.

تم التخطيط لرحلة عمل للفترة من 22/02/16 إلى 26/02/16 للتحقق من عمل الوحدة الهيكلية لفرع بيشيرسك.

تاريخ التجميع: 19/02/16

التوقيع: بيتروف يو آر."

توافق على أنه من الأفضل قراءة هذا الإصدار من التقرير، ويمكن للإدارة معرفة مدى جودة عمل أحد الموظفين.

كيف تكتب التقارير لفترات أطول؟

بالطبع، ليس من الصعب كتابة فترة أسبوع واحد بشكل جميل على الورق. من الصعب إعداد تقرير عن العمل المنجز لمدة ستة أشهر أو حتى سنة. ومع ذلك، فإن القيام بذلك أسهل مما قد يبدو للوهلة الأولى. على سبيل المثال، إذا كان لديك تقارير أسبوعية عن الفترة المطلوبة، فيمكنك استخدامها بأمان.

الحد الأقصى للحجم - ورقة واحدة بحجم A4

في الوقت نفسه، يستحق محاولة زيادة المعلومات إلى حد ما بحيث تناسب النتيجة 1-2 صفحات. في حالة عدم قيام المنظمة بعقد نتائج أسبوعية، ولكن مطلوب منك إنشاء تقرير عن العمل المنجز لهذا العام، فلا داعي للذعر وتصبح هستيريًا.

جميع المعلومات متاحة من حولك: انظر إلى تاريخ الرسائل في سجلات المستندات أو في البريد الإلكتروني، وافتح المجلد الذي يحتوي على تقاريرك، وادرس أوراق السفر. كل هذا سيساعدك على تذكر الأعمال البطولية التي قمت بها خلال عام العمل.

دعونا نلخص ذلك

لقد قدمنا ​​أعلاه بعض الأمثلة حول كيفية كتابة تقرير مرحلي. الشيء الرئيسي هو وصف العمليات المنجزة، مع الإشارة إلى الخصائص الكمية (مرات عديدة أو كذا وكذا عدد من القطع، وما إلى ذلك). بهذه الطريقة، ستسمح للإدارة بمعرفة حجم العمل الذي أنجزته بالضبط.

يجب ألا ننسى أن نشير في بداية التقرير إلى قائمة المهام المحددة التي تم تكليفك بإكمالها. جزء مهم هو الانتهاء من التقرير. تأكد من كتابة ما تريد تنفيذه في العمل في المستقبل القريب. سيُظهر هذا أنك تنظر بشكل أوسع من مجرد مجال مسؤولياتك ووظائفك المباشرة التي يجب القيام بها وفقًا للوصف الوظيفي.

يمكنك أيضًا النظر في المثال أعلاه.

لتسهيل إعداد مثل هذه التقارير، يمكنك تدوين العمل المنجز يوميًا في دفتر ملاحظات أو مستند إلكتروني. سوف تقضي 3-5 دقائق فقط يوميًا على هذا الشيء الصغير. ليس هذا بكثير. ومع ذلك، بفضل هذه السجلات، يمكنك بسهولة إنشاء تقرير عن عملك لأي فترة في المستقبل.

سيسمح تقرير العمل المنجز للمدير بتقييم جودة وسرعة عمل السكرتير. تحتوي المقالة على عينات من التقارير حول العمل المنجز. استخدم الإرشادات خطوة بخطوة لإنشاء تقريرك بشكل صحيح.

قم بتنزيل عينة مفيدة

لماذا تحتاج إلى تقرير مرحلي؟

يحدد المدير المهمة، ويكملها الموظف - وهذا هو جوهر عملية العمل. يتم تسجيل حقيقة اكتمال المهمة في شكل تقرير عن العمل المنجز. يقوم كل موظف بشكل دوري بإعداد مثل هذه الوثيقة. يعتمد تكرار التقارير وشكلها على القواعد الداخلية للشركة.

من يحتاج إلى تقرير مرحلي ولماذا؟ القائد يحتاج إليه. يتيح لك هذا المستند تقييم مدى جودة وسرعة إكمال الموظف للمهمة. توفر وثائق التقارير لجميع الموظفين فرصة لإنشاء صورة شاملة لعمل الشركة وتسهيل التخطيط التكتيكي والاستراتيجي.

الموظف نفسه يحتاج أيضًا إلى التقرير. أولاً، تساعد الوثيقة النهائية المكتوبة جيدًا على تقديم نتائج عملك بشكل إيجابي للإدارة. ثانيا، يعد التقرير أداة مفيدة لضبط النفس. في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير، ترى نجاحاتك وإخفاقاتك. سيوضح لك هذا الاتجاهات التي تحتاج إلى التطوير فيها.

تقرير عن العمل الذي يؤديه الموظف ذو طبيعة العمل المتنقلة: عينة

قم بتنزيل العينة الكاملة

ماذا أكتب في التقرير المرحلي

لا يوجد نموذج تقرير موحد عن العمل المنجز. تم إعداد الوثيقة في شكل حر. ذلك يعتمد على طبيعة المهام المنجزة. عيب الشكل الحر هو أن العديد من العمال لا يعرفون كيفية كتابة تقرير مرحلي. وهذا لا يتم تدريسه في المدرسة ونادرا ما يتم تدريسه في الجامعة. لن يحصل الموظف على تقييم مناسب لعمله إذا لم يكن لديه المهارات اللازمة لكتابة تقرير بكفاءة.

لا يمكنك إجبار الموظفين على كتابة تقارير صادقة، ولكن يمكنك تعليمهم تقديم نجاحاتهم وإنجازاتهم بكفاءة. لا توجد صعوبات في إعداد وثيقة الإبلاغ. عليك أن تتجنب الأخطاء التي يرتكبها الكثير من الناس.

دعونا نلقي نظرة على عينة من تقرير تم تجميعه بشكل غير صحيح عن العمل المنجز خلال الأسبوع وننظر إلى الأخطاء النموذجية.

خيار سيء

إلى من: من: سكرتير تكنولوجيا الاتصالات LLC Petrova A.S. نوع الوثيقة: تم عمل ما يلي: تمت كتابة رسائل إلى مفتشيات الضرائب والعمل؛ تمت الاستعدادات للاجتماع مع ممثلي شركة HR-consulting LLC (تم إرسال الدعوات، وتم جمع المواد اللازمة، وتم إعداد مسودة جدول أعمال الاجتماع)؛ تم تجميع الردود على الطلبات المقدمة من مفتشية العمل وعدد من العملاء؛ شارك في مؤتمر حول مشاكل الاستخدام الأمثل لوقت العمل. تاريخ: 27.04.2018. إمضاء:بتروفا أ.س.

لماذا هذا التقرير سيء؟بعد قراءة مثل هذه الوثيقة، سيكون لدى المدير انطباع بأن السكرتير ليس مثقلا بالعمل. بالإضافة إلى ذلك، من الصعب قراءة النص - هيكل التقرير يترك الكثير مما هو مرغوب فيه.

هيكل التقرير

النموذج أعلاه يفتقد العناصر الأساسية للتقرير الجيد. يجب أن تحتوي على:

• قائمة المهام التي يجب على الموظف القيام بها؛
• مواصفات هذه التعليمات؛
• تحليل العمل المنجز؛
• خطط الفترة المشمولة بالتقرير المقبل؛
• اقتراحات بشأن ما يجب تغييره وتحسينه وتحسينه.

تعتمد مجموعة عناصر الهيكل على طول فترة التقرير. لا يلزم أن يحتوي التقرير المرحلي اليومي أو الأسبوعي على تحليلات ومقترحات، ولكن يجب أن يحتوي التقرير المرحلي الشهري أو وثيقة التقرير السنوي على هذه العناصر.

تقرير جيد عن العمل المنجز إلى من:إلى رئيس شركة "تقنيات الاتصال" ذات المسؤولية المحدودة سميرنوف يو.بي. من:سكرتير تقنيات الاتصالات LLC Petrova A.S. نوع الوثيقة:التقرير المرحلي عن الفترة من 23/04/2018 إلى 27/04/2018 بالنسبة لأسبوع التقارير، كان لدي المهام التالية: إعداد الرسائل: إلى مفتشية الضرائب بشأن توضيح دفع الضرائب وإلى مفتشية العمل بشأن شكوى P. P. سميرنوف؛ إعداد الدعم المعلوماتي للاجتماع مع شركة HR Consulting LLC، وإرسال الدعوات للمشاركين، وإعداد مسودة برنامج الاجتماع؛ المشاركة في مؤتمر حول مشاكل الاستخدام الأمثل لوقت العمل، وإعداد الأسئلة والاقتراحات. تم الانتهاء من جميع المهام الموكلة وهي: تم إعداد وإرسال رسائل إلى مفتشيات الضرائب والعمل؛ تم إعداد المواد الإعلامية للاجتماع مع شركة HR Consulting LLC، وتم إرسال الدعوات، وتم وضع مسودة برنامج الاجتماع.

قم بتنزيل التقرير النموذجي الكامل

كيفية تقديم التقرير

إذا لم تكن هناك متطلبات أخرى، يتم إعداد تقرير عن العمل المنجز وفقًا لـ GOST 7.32-2001. تنظم GOST المتطلبات الأساسية لإعداد وثيقة الإبلاغ. ويحتوي على معايير تحدد طريقة التنسيق ونوع الخط وحجمه والتباعد وحجم الهامش.

ما هي متطلبات التقرير المرحلي؟

نظرًا لعدم وجود متطلبات موحدة لإعداد المستندات، فإن المهمة الرئيسية للموظف هي تحسين إدراك النص وزيادة إمكانية قراءته. لهذا:

• لا تستخدم أكثر من 5 جمل في فقرة واحدة؛
• جمل بديلة طويلة وقصيرة؛
• تقسيم النص بحيث لا يشغل الجدول أو الرسم البياني الصفحة بأكملها؛
• اترك مساحة للتعليقات على الجداول والرسوم البيانية؛
• إذا كان التقرير طويلا، فقم بالتوصل إلى نتيجة في النهاية.

ملحوظة!لإعداد تقرير عن العمل المنجز في رحلة عمل، استخدم عينة خاصة. هذا موحد النموذج رقم T-10a. قم بتنزيل النموذج النهائي

كيفية كتابة تقرير: تعليمات خطوة بخطوة

الخطوة 1. قم بعمل مخطط تقريبي للمستند. يجب ألا يستغرق التقرير لفترة قصيرة أكثر من صفحة أو صفحتين. إذا كنت تقوم بالإبلاغ بشكل منتظم، قم بإعداد نموذج مستند إلكتروني لكل حالة:

• عينة من التقرير المرحلي اليومي؛
• عينة من التقرير المرحلي الأسبوعي؛
• نموذج تقرير عن العمل المنجز لهذا الشهر.

الخطوة 2.قم بعمل قائمة بمهامك. إذا كان هناك العديد من المهام، قم بتجميعها في كتل دلالية.

الخطوه 3.قم بإدراج الأدوات والموارد التي تم استخدامها أثناء إنجاز المهام (القوى العاملة الإضافية، التكاليف المالية، السفر، المواد)

الخطوة 4.تقديم نتائج عملك. وصف كيفية تحقيق الأهداف. إذا لم تكتمل المهمة، اشرح السبب. أعط تقييمك للوضع. استخلاص النتائج.

الخطوة 5.صياغة الأهداف والغايات للفترة المشمولة بالتقرير المقبل.

الخطوة 6.إدراج الجداول والرسوم البيانية والرسوم البيانية في النص. في كثير من الأحيان يقوم المدير بتصفح وثيقة الإبلاغ. حاول أن تجعل الجدول أو الرسم البياني يوفر فرصة لتقييم عملك.

الخطوة 7أعد قراءة النص بعناية، وانتبه إلى القواعد والأسلوب. تسليط الضوء على الحقائق الرئيسية بالخط العريض أو المائل. إعداد نسخة إلكترونية من الوثيقة ونسخة مطبوعة. إذا كنت بحاجة إلى تقديم تقرير شفهيًا أو في عرض تقديمي، فقم بإعداد نسخة قصيرة من النص مسبقًا، بما في ذلك أهم النقاط.

لا يوجد قائد لا يطلب من مرؤوسيه تقريراً عما تم إنجازه مرة واحدة على الأقل في السنة. والمشكلة هي أنه مع العمل الروتيني، يبدو أن تطوير مثل هذه الوثيقة مهمة صعبة للغاية. ولسبب ما نشعر بالحرج من أن نطلب من رؤسائنا أمثلة على التقارير حول العمل المنجز. وماذا لو قرر أننا غير مناسبين للمنصب الذي نشغله؟

من يحتاجها

يتم طرح هذا السؤال من قبل المؤدي الذي تلقى مهمة الإبلاغ. في أغلب الأحيان، يشعر موظفو الشركة بالإهانة تقريبًا بسبب هذه المطالب. ولكن كل شيء له معنى.

أولا، يحتاج المقاول نفسه إلى تقرير عن العمل المنجز. إن الموقف غير الرسمي، ولكن الاهتمام بهذه العملية، سيسمح لك بإيجاد الاختناقات ونقاط الضعف في مؤهلاتك. وهذا يعني أنه قد تم تحديد الاتجاهات التي يمكن (والضرورية) التطوير فيها. ففي النهاية، كلنا نتعلم من أخطائنا.

ثانيا، يحتاج القائد إليه. يتيح لك التقرير المرحلي إجراء تقييم موضوعي لجودة وسرعة حل المهام المعينة. بفضل هذه الوثيقة، ستختفي العديد من الأسئلة - من الأكثر بدائية "ماذا تفعل طوال الوقت" إلى المجمع "لماذا يجب علي تغيير جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى جهاز أكثر حداثة؟" لأن التقرير سيشير إلى أن حفظ التغييرات في المستند يستغرق وقتًا طويلاً. وهذا لا يعتمد على المقاول - فالمعدات المكتبية القديمة لا يمكنها العمل بشكل أسرع. في الواقع، لهذا السبب يبدو أن الموظف يشرب الشاي طوال الوقت - فهو ببساطة ينتظر اكتمال العملية.

والسؤال: "لماذا تحتاج إلى كتابة تقرير عن العمل المنجز لهذا الشهر؟" في حد ذاته غير صحيح. لأن تكديس وتعبئة قواعد البيانات أمر منطقي بالنسبة للاستراتيجيين، وليس بالنسبة لهم. فمن الأسهل ببساطة أن نحل مشكلة ما بدلاً من الحديث عن أساليب حلها.

ماذا اكتب

توضح أمثلة التقارير المرحلية أنك بحاجة إلى الكتابة بقدر كبير من التفصيل. أي شيء يبدو وكأنه شيء صغير أو حركة غير مهمة للجسم يمكن أن يتحول إلى عنصر أساسي في أداء وظائف محددة. لكن فهم ذلك لن يأتي إلا بعد دراسة عدة تقارير مكتوبة.

إذا كان العمل روتينيًا بطبيعته، على سبيل المثال، التوفيق بين المستندات وتحديد التناقضات، فمن المنطقي تطوير نموذج جدولي. في هذه الحالة، مرة أخرى، في البداية يجب أن يكون الجدول مفصلاً للغاية ويحتوي على العديد من الأعمدة؛ مع مرور الوقت، لن تكون هناك حاجة إلى بعض الأعمدة، وسيتخذ نموذج التقرير شكلًا عاديًا (اقرأ: معقول).

في بعض الحالات، عند إعداد تقرير عن العمل المنجز (المعلمين، على سبيل المثال)، من المستحيل التعامل رسميا مع مسألة التحليل الذاتي. في الواقع، بالإضافة إلى الحمل التعليمي والمنهجي المخطط له ودراسة المواد اللازمة، تشارك المدرسة أيضًا في الأنشطة التعليمية. وهذا يتطلب اتباع نهج خاص في صياغة الوثيقة: من الضروري فهم أسباب تأخر عدد من الطلاب، وإيجاد طرق لإثارة اهتمام الأطفال بموضوعهم. وفي الوقت نفسه، يجب ألا ننسى أطفال المدارس المتفوقين (أو حتى الموهوبين).

أغراض التقارير

للتحضير المناسب والحد الأدنى من الوقت، من الضروري أن تقرر منذ البداية لأي غرض ولماذا يتم كتابة التقرير عن العمل المنجز لهذا العام. دعونا نذكر الأكثر شعبية:

تبرير الفوائد الحقيقية لمنصب معين في المنظمة؛

تأكيد مؤهلات موظف معين؛

إظهار العمل الفعال للإدارة؛

الحصول على التمويل للفترة المشمولة بالتقرير المقبل؛

الحصول على الموافقة لتطوير الاتجاه (الفكرة)؛

مبررات إنفاق الموارد والأموال المخصصة، وما إلى ذلك.

الصيغة المعروفة - الصيغة الصحيحة للمشكلة توفر 50٪ من الحل - تعمل في هذه الحالة أيضًا. كلما فهمنا بشكل أفضل سبب الحاجة إلى التقرير، أصبح من الأسهل علينا كتابته. لدرجة أن الوثيقة “للعرض” لا تتطلب منا أسلوباً إبداعياً على الإطلاق. وتستغرق وقتا طويلا.

هيكل الوثيقة

إذا لم يكن لدى الشركة واحدة مطورة، فيجب تطويرها بشكل مستقل. معرفة الغرض من الوثيقة، فمن الضروري التفكير في هيكلها. تشير أمثلة التقارير المرحلية إلى أن هناك حاجة إلى مخطط واضح وبسيط.

في البداية، ينبغي توضيح الغرض ومنطق تقديم المعلومات. اشرح تسلسل العرض وأنشئ جدول محتويات. بالنسبة للجدول، من الضروري تقديم شرح موجز لسبب اختيار هذا النموذج بالذات.

داخل الأقسام والأقسام الفرعية، ينبغي أيضًا الحفاظ على وحدة العرض. وهذا سيجعل الوثيقة أكثر قابلية للفهم، ونتيجة لذلك، أسهل للفهم. في التقرير على مدى فترة طويلة من الزمن، تكون الرسوم التوضيحية والرسوم البيانية مناسبة تمامًا لتسهيل فهمه. ولكن هنا تحتاج إلى الالتزام بقاعدة "الوسط الذهبي": النص الصلب، وكذلك المواد المرئية حصريا، تصبح مملة بسرعة كبيرة.

الأسلوبية

بالنسبة للموظف العادي، ربما يكون أصعب شيء في الكتابة هو المصطلحات والصياغة. سيبدو التقرير الطنان غير طبيعي وسيتسبب في رد فعل سلبي من الإدارة. الصياغات البسيطة للغاية (على سبيل المثال، تم طبع 25 وثيقة) ستؤدي إلى تنفير القارئ.

ولكن يجب عليك تجنب القوالب. الاستثناء الوحيد هو الوثيقة التي لن يقرأها أحد على الإطلاق. نواجه أحيانًا مثل هذه المشكلات، ولكننا في هذه المقالة مهتمون بالتقارير الحقيقية (التي لم يتم إنشاؤها بشكل مبدئي).

على أية حال، لا يجب أن تتحدث فقط عن الإنجازات. لتسليط الضوء عليها، من الضروري الحديث عن الصعوبات التي كان علينا مواجهتها أثناء العمل. من بين أمور أخرى، تحليل التعقيد يدور حول تحسين العمل لموظفي الإدارة. تشير أمثلة التقارير عن العمل المنجز إلى أنه لا ينبغي عليك استخدام عبارات مبسطة مثل "حالة غير مرضية"، "الصعوبات التي تمت مواجهتها"، وما إلى ذلك. من الأفضل تسمية كل شيء باسمه الصحيح: "آلة تصوير مكسورة"، "عدم الوصول إلى الإنترنت"، "نقص المعلومات أو استلامها في الوقت غير المناسب من الإدارة ذات الصلة." كل هذا يسمح لنا بتقييم الوضع الحالي في الشركة بشكل مناسب وموضوعي.

تقييم النتائج

يجب أن تكون كل نتيجة تم الحصول عليها مدعومة بالأرقام. توفر هذه المواصفات فهمًا لديناميكيات التنمية.

وبالإضافة إلى ذلك، من الضروري وضع معايير لتقييم النتائج. سواء كان ذلك هو السابق (إذا كان تقرير ربع سنوي، على سبيل المثال)، أو على العكس من ذلك، فإن القيمة المئوية لتحقيق الأهداف المحددة، متروك لمؤلف الوثيقة ليقررها.

بشكل عام، يمكن للمؤشرات غير المباشرة أن تخبرنا الكثير عن عملية حل المهام المعينة. هناك أيضًا الكثير من المعلومات هنا لمزيد من التحليل. من تحديد تكاليف العمالة إلى فهم صحة تحديد الأهداف.

من المشكلة إلى الحل

يتم إعداد معظم التقارير على مبدأ وصف تقدم العمل. تبدو الوثيقة التي توضح بوضوح العلاقة بين المشكلة والحل أكثر فائدة. يفهم القارئ على الفور الأساليب والتقنيات (إذا لزم الأمر) التي استخدمها المؤدي لإكمال المهمة في الوقت المناسب وبجودة عالية.

تشير سلسلة أكثر تفصيلاً من "مشكلة محددة - أسباب حدوثها - تحديد المهام - الحل" على الفور إلى الحاجة إلى تقديم تقرير يومي في شكل جدول. علاوة على ذلك، فإن أسماء الرسوم البيانية معروفة بالفعل. المعلومات المقدمة بهذه الطريقة سهلة القراءة والتحليل.

عرض المؤشرات الكمية

في الحالات التي يتكون فيها التقرير بشكل أساسي من بيانات رقمية، قد يكون من الصعب جدًا فهم النموذج الجدولي. إن التدفق المستمر للأرقام يمل القارئ بعد بضع دقائق فقط. شيء آخر هو المخططات والرسوم البيانية متعددة الألوان. فهي واضحة ومفهومة وسهلة القراءة.

يجب التعليق على كل مخطط. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري الإشارة إلى كيفية ترابط الرسوم البيانية المختلفة؛ إن توضيح العلاقات بين السبب والنتيجة سيسهل تحليل التقرير.

إذا تم إنفاق الموارد المادية أثناء العمل، فلا ينبغي عليك ببساطة إدراجها كلها. وبدلا من ذلك، ينبغي الإشارة إلى البضائع المشتراة. العبارة الجافة: "تم شراء المعدات المكتبية" ستبدو مختلفة تمامًا إذا كتبت: "تم إنشاء وظيفتين، مما جعل من الممكن زيادة إنتاج القسم".

كيفية إعداد وثيقة

على الرغم من عدم وجود شكل واحد للتحضير، يمكن إعداد تقرير عن العمل المنجز وفقًا لـ GOST، الذي يحدد المعايير الرئيسية للعمل العلمي. ويحدد متطلبات التنسيق ونوع الخط وحجمه وما إلى ذلك.

أما بالنسبة لسهولة قراءة الوثيقة، فإليك بعض النصائح:

حاول ألا تحتفظ بأكثر من 5 جمل في فقرة واحدة؛

يمكن تسليط الضوء على المؤشرات الرئيسية بالخط أو اللون؛

قم بتقسيم النص بحيث لا يشغل الجدول أو الرسم البياني الصفحة بأكملها؛ تأكد من ترك مساحة للتعليق عليها؛

كتابة ملخص واضح وموجز للتقرير.

ستساعد هذه النصائح في تسهيل فهم تقريرك، وبالتالي ستهيئ القارئ في البداية لموقف مخلص تجاه مؤلف المستند. تخيل أنك الرئيس. واجعل التقرير شيئًا مفيدًا ومثيرًا للاهتمام بالنسبة لك لقراءته.

وفي النادي الإعلامي التابع لـ ASI-Blagosphere الذي أقيم مؤخراً، تبادل الخبراء تجاربهم في مجال إعداد التقارير السنوية - كيفية تحويل العملية إلى تجربة سهلة وممتعة وبأي شكل لتقديم جهودهم وإنجازاتهم إلى الشركاء والجهات المانحة.

هناك حدثان وقعا مؤخرًا في عالم المنظمات غير الربحية يحفزان المشاركين على إعادة النظر في نهجهم تجاه التقارير السنوية - للتعامل مع إعدادها بشكل بناء أكثر واستخدامها بشكل أكثر نشاطًا كأداة اتصال.

الأول هو مسابقة المنح الرئاسية لعام 2017 (يتم قبول طلبات الدفعة الأولى حتى 31 مايو). يوضح التقرير، المنشور على الموقع الإلكتروني للمنظمة غير الربحية، انفتاح المنظمة ويزيد الوعي بعمل المنظمة بين الجمهور والجهات المانحة وأصحاب المصلحة الآخرين. هذا مطلب إلزامي لجميع المتقدمين والمستفيدين من المنح.

أما المسابقة الثانية فهي مسابقة التقارير العامة التي تنظمها المنظمة غير الحكومية "نقطة البداية" التابعة لمنتدى المانحين، والتي تم تجديدها بعد توقف دام ثلاث سنوات. سيساعد التقرير على تطوير المهارات في إعداد التقارير متعددة الأشكال وتغيير الموقف تجاهها من "مجرد تقرير" إلى أداة اتصال لبناء الثقة بين الجماهير المستهدفة.

المزيد من الديناميكيات في الأرقام والحالات والاقتباسات

تنصح إيكاترينا بوجيديفا، الخبيرة في شركة التدقيق والاستشارات EY (المعروفة سابقًا باسم Ernst & Young)، بالتكنولوجيا الكلاسيكية لإعداد التقارير - عندما يتم جمع البيانات بشكل منهجي، بناءً على العناصر القياسية لتقارير المبادرة العالمية لإعداد التقارير - العامة والمتخصصة.

قالت إيكاترينا لميرسي: "مع العمل المنهجي على جمع البيانات وتوافر الإحصائيات، يستغرق التحقق منها وتحليلها وكتابة التقرير وقتًا قصيرًا جدًا، حوالي 3 أسابيع". "إذا لم يتم تنفيذ العمل الروتيني المنتظم لجمع المعلومات من قبل الموظفين، فإن كتابة التقرير تصبح مشكلة خطيرة - يستغرق حلها المزيد من الوقت والجهد، ويتم تقليل النتيجة."

إيكاترينا بوزيديفا، خبيرة في شركة التدقيق والاستشارات EY. الصورة من asi.org.ru

1. كلما كانت إحصائيات تقريرك أكثر ديناميكية، كلما كانت أكثر إقناعا. جمع المؤشرات الكمية من سنة إلى أخرى هو عمل منهجي! اطلب من الموظفين إدخال البيانات الخاصة به (صور، أرقام) في نموذج خاص بعد كل حدث من أجل توفير الموارد أثناء الإعداد وتجنب المهام المتسرعة لاحقًا.
2. إن طول التقرير العام ليس بنفس أهمية أهمية المعلومات الواردة فيه. وبدون ذلك يصبح التقرير بلا معنى.
3. اكتب بأسلوب أقرب إلى القارئ: ركز على لغة الجمهور المستهدف.
4. تذكر أن فعالية التقرير السنوي تقاس بما إذا كان أفضل من التقرير السابق.
5. تخطيط مراحل النشاط في التقرير، وتطوير المفهوم والمحتوى الأولي. بالإضافة إلى تفسير البيانات، لا تنس التحقق منها. إجراء مراجعة مستقلة للبيانات: يمكن توضيح معظم المؤشرات الكمية.
6. انظر إلى أنشطة مؤسستك من منظور المنشورات الخاصة بك في وسائل الإعلام. سوف تفهم ما هي الأنشطة التي جذبت الانتباه والأثر الذي أحدثته.
7. بدلاً من التقارير التي تستخدم النماذج، باتباع ممارسات الصناديق الغربية الناجحة، اكتب تقارير تحتوي على قصص وحالات واقتباسات عالية الجودة، مع إضافة مؤشرات موحدة.

ملصق، بطاقة بريدية، فيديو – نموذج التقرير يمكن أن يكون أي شيء

وفقًا لإلفيرا ألينيتشينكو، رئيسة برنامج نقطة البداية في منتدى المانحين، فإن الهدف الرئيسي للتقرير هو دعوة القارئ إلى العمل: كن شريكًا، تعاون معنا مجانًا، تبرع، أدر مشاريع معنا، كن متطوعًا لدينا . لذلك، من المهم جدًا كتابة تقرير مع الأخذ في الاعتبار الجمهور الرئيسي والغرض من التقرير ومن تريد العمل معه.

وشدد الخبير على أن "التقرير الأفضل لا يحتوي بالضرورة على 100 صفحة". "يمكنك أيضًا إنشاء عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء باستخدام 6 صفحات من الرسوم البيانية."

وتحدثت بالتفصيل عن الصيغ المطبوعة والإلكترونية التي يمكن أن يتخذها التقرير وأعطت أمثلة على الصيغ المختلفة. وفي شكله المطبوع، يمكن أن يصبح التقرير كتابًا سميكًا، أو مجلة لامعة ذات عناوين تقليدية، أو كتيبًا، أو نشرة، أو ملصقًا، أو بطاقة بريدية. في شكل إلكتروني - ملف pdf إلكتروني ثابت أو تفاعلي، وكتاب تصفح، وموقع مصغر، وفيديو.

وتشمل الخيارات الإبداعية الموجودة في العالم إصدار تقرير على شكل أكياس بلاستيكية، وعلى شكل ملصقات، وغيرها من الخيارات. "عندما يصبح التقرير جاهزًا وتخطط لإرساله، قرر ما تريد أن تتذكره أو يتم الرد عليه، وكيف؟" — لخص رئيس مشروع “نقطة البداية”.

إلفيرا ألينيتشينكو، رئيسة برنامج "نقطة البداية" لمنتدى المانحين. الصورة: facebook.com/elvira.aleinichenko

ستة منتجات لا غنى عنها من إلفيرا ألينيتشينكو

يجب أن يتضمن التقرير:

- رسالة شخصية حول الأحداث الرئيسية للسنة المشمولة بالتقرير من رئيس المنظمة، أحد المشاهير وعضو مجلس أمناء الصندوق. تم اختباره: إنه يعمل!

— صور الموظفين والمتطوعين، صور المستفيدين والمتبرعين مع عروض الأسعار. في كلتا الحالتين، من المثالي أيضًا تضمين قصصهم الشخصية، حيث يقولون كيف غيرت المشاركة في عمل منظمة غير ربحية أو أنشطة منظمة غير ربحية حياتهم، ولماذا قرروا دعم مؤسستك.

- استخدم القصص المصورة والرسوم البيانية، وفي تعليق الصور تحدث عن الأنشطة التي توضحها

— اشرح بإيجاز ووضوح مؤشراتك المالية

- قل شكراً للمانحين - وهذا يعطي القراء شعوراً بأن المنظمة لا تعمل في فراغ، وأنها تجذب الناس

- عندما تخبرنا عن مقدار الأموال التي جمعتها، لا تبالغ في ذلك: لا تبالغ في تمجيد نجاحك في جمع التبرعات - فهذا ليس غاية في حد ذاته. ركز على ما تغير بالنسبة للمستفيدين، بالنسبة لموظفي الصندوق، وما فعلته بهذه الصناديق - أعط أرقامًا، ووصف الإنجازات وكفاءة العمل.

الإبلاغ كحدث

داريا ألكسيفا، مؤسسة المتجر الخيري ورئيسة مؤسسة Second Wind. الصورة من متجر خيري-shop.ru

ركزت داريا ألكسيفا، مؤسسة متجر Charity Shop ورئيسة مؤسسة Second Wind، على مثالها المتمثل في إصدار تقرير سنوي في شكل... عرض.

"أردنا عرض التقرير السنوي بطريقة يمكن تذكرها، وقررنا الجمع بين حدث خاص بالشركة بمناسبة الذكرى السنوية الثانية لـ Charity Shop مع تقديم التقرير السنوي للعملاء والشركاء والموظفين في شكل أداء غامر "، قالت داريا. "بالطبع، قمنا أيضًا بإعداد تقرير رسومي من 8 صفحات (بالمناسبة، دون مساعدة الوكالات الاستشارية، مقابل 15 ألف روبل فقط)، وقمنا بنقله إلى جميع حاويات جمع الملابس لدينا."

وقد حقق هذا الحدث نجاحاً مذهلاً بين جميع الفئات المستهدفة من المنظمات غير الربحية. الخلاصة: القصص المستهدفة، كما هو الحال دائمًا، ستفوز، وسيستمع الموظفون إليها ومن المهم إظهارها.

أما بالنسبة لجمع المعلومات من أجل إعداد التقارير العامة، وفقا لأليكسيفا، فإن جميع الأرقام محسوبة في برنامج إكسل، على الرغم من أن البيانات يمكن أن تختلف بشكل كبير من سنة إلى أخرى. على سبيل المثال، يوفر المشروع المشترك مع إيكيا، والذي يتم تنفيذه في 11 مدينة، بيانات ضخمة عن الوعي. لكن في غياب المشروع، وهو أمر بديهي، فإن الأرقام مختلفة تماما.

من المهم جدًا كتابة تقرير عن العمل المنجز بشكل واضح من أجل تقديم نتائج أنشطتك بإيجاز ولكن بإيجاز. هل هناك أي قواعد خاصة لإعداد التقارير تحتاج إلى معرفتها عند البدء في كتابة مثل هذه الوثائق؟

تقرير مرحلي - متطلبات الكتابة

لماذا تحتاج إلى كتابة تقرير مرحلي؟ يساعد الإبلاغ على:

1. ممارسة الرقابة على أداء الموظفين لواجباتهم؛
2. تحديد مجالات المشاكل في عمل موظف معين والقسم ككل؛
3. معرفة ما إذا كان قد تم بذل جهد كاف لحل المهمة؛
4. الحفاظ على انضباط العمل في الفريق؛
5. تبرير تكاليف دفع رواتب الموظفين.

ما هي المتطلبات الرئيسية للتقرير؟ أنت بحاجة إلى التحدث عن نتائج عملك بطريقة تشبه الأعمال، بإيجاز، ولكن في نفس الوقت الإشارة إلى الحجم الكامل للعمل المنجز.

لن يمنحك التقرير الذكي فكرة عن مدى نجاحك في العمل فحسب، بل سيقدم لك أيضًا صورة إيجابية - كموظف يعرف كيفية التعبير عن أفكاره بوضوح، وتسليط الضوء على الشيء الرئيسي وعدم تشتيت انتباهه بأشياء غير ضرورية تفاصيل.

تقرير مرحلي - ما هي الأنواع الموجودة؟

من حيث التكرار، يمكن أن يكون التقرير أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا.

في بعض الأحيان يقوم الموظف بالإبلاغ عن حدث معين (على سبيل المثال، كيفية تنظيم عرض كتاب جديد، الذي استغرق إعداده وتنفيذه عدة أيام، أو التدريب على المبيعات لمدة ثلاثة أيام).

يجب أن يشير عنوان التقرير إلى معلومات حول التوقيت، على سبيل المثال، "تقرير عن الندوة حول إدارة سجلات الموظفين في الفترة من 7 إلى 9 أكتوبر 2015".

تقرير رحلة العمل مطلوب لجميع الموظفين، بغض النظر عن مدته.

يمكن كتابة تقرير عن العمل المنجز في شكل نص وفي شكل إحصائي. التقرير النصي عبارة عن قصة متماسكة، تكملها رسوم بيانية ورسوم بيانية وجداول مختلفة.

وإذا كنت تفضل النموذج الإحصائي، فركز على المواد التوضيحية التي تكتب لها شروحات على شكل نص.

هيكل التقرير

لا يوجد معيار واحد لكتابة تقرير عن العمل المنجز، وكذلك السيرة الذاتية للموظف. قد يكون لكل منظمة متطلباتها الخاصة فيما يتعلق بهيكل هذه الوثائق.

على سبيل المثال، يبدو العرض التالي منطقيًا: القسم الأول هو “المقدمة”، حيث تصف بإيجاز المهام الموكلة إليك، والطرق التي استخدمت لحلها، والنتيجة التي تم الحصول عليها.

في "الجزء الرئيسي"، قم بوصف تسلسل عملك بمزيد من التفصيل:

1. التحضير لتنفيذ المشروع؛
2. مراحل تنفيذها (أشير إلى جميع الموارد المستخدمة: أبحاث التسويق، والعمل التحليلي، والتجارب، ورحلات العمل، وإشراك الموظفين الآخرين)؛
3. المشاكل والصعوبات إذا ظهرت؛
4. اقتراحات لحل الصعوبات؛
5. النتيجة المحققة.

سيبدو التقرير في شكل جدول أكثر وضوحًا وتنظيمًا وإيجازًا.

إذا كان عليك في كثير من الأحيان إعداد تقارير مرحلية مستمرة، فسيكون من المناسب إعداد قالب تحتاج فيه بانتظام إلى إدخال البيانات الضرورية.

ولكي لا تنسى أي شيء مهم خلال يوم العمل الماضي، خذ بضع دقائق من جدولك واكتب كل ما فعلته. خلاف ذلك، سوف تفوت بالتأكيد شيئا في وقت لاحق.

عند إعداد تقرير سنوي، قم بتحليل ديناميكيات النتائج التي تم تحقيقها، ومقارنتها بالعام السابق وإعطاء توقعات للعام المقبل.

كملحق للجزء الرئيسي من التقرير، قم بإرفاق المواد التي تؤكد الحقائق المذكورة - نسخ من رسائل الشكر والإدخالات في دفتر الزوار، والمنشورات الصحفية حول الأحداث التي عقدت، والشيكات والفواتير.

من الأفضل فصل الجزء المالي إلى قسم منفصل، والذي يجب تعبئته حسب ما يطلبه قسم المحاسبة في مؤسستك.

يختتم التقرير المرحلي قسم "الاستنتاج". تقوم فيه بصياغة الاستنتاجات والمقترحات التي نتجت عن العمل المنجز، إذا كنت تعتبرها مفيدة لتحسين أنشطة مؤسستك.

تتم طباعة تقرير العمل المنجز باستخدام أوراق A4. يجب أن تكون الصفحات مرقمة ولها صفحة عنوان.

عندما يكون المستند طويلًا جدًا، قم بإنشاء جدول محتويات بشكل منفصل - وهذا سيجعل التنقل في التقرير أسهل.

قد يكون هناك تقرير مثل هذا:

الاسم الكامل.________
مسمى وظيفي_________
التقسيم الفرعي________

أهم الإنجازات خلال الفترة الماضية:

• في الأنشطة المهنية
• من حيث التنمية الشخصية.

ما فشل ولماذا.
الحاجة إلى تدريب إضافي.
اقتراحات لتحسين تنظيم عملك.
مجالات المسؤولية المطلوبة والتطوير الوظيفي.
إمضاء_______
تاريخ__________

ستساعدك القدرة على كتابة تقرير ذكي عن العمل المنجز على تقديم دليل ملموس على أنك تعمل بضمير حي وتتعامل مع مسؤولياتك. وإلى جانب ذلك، فهذه حجة قوية لرؤسائك إذا قررت إثارة مسألة